Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Ведение кассовой книги 2022 образец». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Кассовая книга, соответствующая форме № КО-4, содержит 3 типа страниц:
- лицевые (образец обложки или титула);
- внутренние (страницы с 3 по 10);
- завершающая (располагающаяся в конце документа).
На лицевых страницах указываются сведения о фирме, а также год, за который кассовая книга отражает операции с денежными средствами. На внутренних страницах документа присутствуют следующие графы:
- «Касса за» (в ней фиксируются даты тех или иных операций с денежными средствами);
- «Лист» (здесь указывается порядковый номер конкретного листа кассовой книги);
- «Номер документа» (в этой графе фиксируется номер ордера — приходного либо расходного);
- «От кого получено или кому выдано» (инициалы человека или фирмы, которые вносят либо получают наличные средства);
- «Номер корреспондирующего счета, субсчета» (в данной графе фиксируется счет, который корреспондирует в установленном порядке со счетом 50, ИП не заполняют данную область кассовой книги);
- «Приход» (фиксируется сумма средств по приходным ордерам);
- «Расходы» (указывается сумма денежных средств по расчетным ордерам);
- «Итого за день» (суммируются поступления, а также денежные выплаты за рабочую смену кассира);
- «Остаток денежных средств на конец дня» (указывается величина остатка в кассе).
В графе «Перенос» кассовой книги может фиксироваться суммарная величина денежных средств по ордерам обоих типов, отражаемая в конкретной таблице, для того чтобы у кассира была возможность продолжить внесение сведений на следующей странице.
В конце каждой внутренней страницы кассовой книги должны стоять подписи:
- кассира организации, который заполняет основные сведения в кассовой книге;
- бухгалтера (который одновременно указывает количество ПКО и РКО, а также удостоверяет тот факт, что получил и проверил ордера).
На последней (завершающей) странице документа указывается, сколько листов прошито и пронумеровано, дата составления кассовой книги, а также проставляются подписи:
- главного бухгалтера;
- руководителя фирмы.
Порядок ведения кассовой книги вручную требует прошить и пронумеровать ее еще до внесения данных. Основная особенность бумажного варианта кассовой книги — документ предполагает деление на 2 части — основную и отрывную.
Кассир, приступая к смене, должен подложить отрывную часть кассовой книги под основную, а между ними расположить копировальную бумагу. После нужно зафиксировать остаток наличных средств по состоянию на начало дня. В ходе смены следует фиксировать в кассовой книге данные о ПКО и РКО — по тем графам, что рассмотрены нами выше.
В конце смены кассир должен подсчитать все обороты по ПКО и РКО за день и зафиксировать их в кассовой книге, проставить в документе свою подпись, а затем отнести его вместе с ордерами бухгалтеру.
О санкциях за нарушение правил ведения операций по кассе читайте в статье «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».
Заполнение формы № КО-4 на компьютере может осуществляться с помощью бухгалтерской программы либо офисного приложения (например, Excel). После внесения на ПК в кассовую книгу необходимых сведений в соответствии с алгоритмом, рассмотренным нами выше, кассиру необходимо:
- распечатать все страницы кассовой книги;
- подписать 2 экземпляра документа и отнести бухгалтеру, взяв с собой ПКО и РКО, оформленные за день.
Ежегодно все распечатанные листы кассовой книги следует прошивать и пронумеровывать (в случае с заполнением формы вручную они, как мы отметили выше, должны быть прошиты и пронумерованы изначально), а после этого направлять на подпись главному бухгалтеру и руководителю компании.
Фирмы вправе заполнять и вести кассовую книгу без распечатки на принтере (п. 4.7 Указаний), формируя соответствующий документ полностью в электронном виде. Данная возможность может задействоваться, если в распоряжении составителя кассовой книги имеются технические средства, гарантирующие:
- защиту от несанкционированного доступа;
- отсутствие ошибок при внесении данных в кассовую книгу;
- защиту от потерь информации.
Электронные образцы кассовых книг должны подписываться ЭЦП, соответствующей требованиям ФЗ № 63 от 06.04.2011. Виртуальный образец оформления кассовой книги может отличаться от формы № КО-4 по внешнему виду, но графы в нём будут такими же.
См. также «Порядок внесения исправлений в кассовую книгу (нюансы)».
Ведение данного документа входит в компетенцию сотрудника, который отвечает на предприятии за операции с наличными средствами (обычно это или кассир или бухгалтер организации). Также в компании должен быть организован контроль за заполнением документа, который обычно возлагается на главного бухгалтера или непосредственно руководителя предприятия.
- Кассовая книга заводится ежегодно и ведется с начала до конца года. В случае, если она закончилась до окончания отчетного периода, оформляется вторая кассовая книга, записи в которую продолжают вноситься в хронологическом порядке.
- Заполнять ее можно как в рукописном варианте, так и на компьютере. Вся информация должна вписываться по порядку, без пропусков.
- Кассовая книга состоит условно из двух частей:
- титульного листа, куда вносятся сведения о компании,
- основных страниц, где указываются данные о проведенных наличных финансовых операциях за каждый день.
- Каждый лист имеет два экземпляра, один из которых после заполнения нужно оставлять в книге, а второй отрезать и передавать специалистам бухгалтерского отдела. Все листы кассовой книги следует пронумеровывать в обычном порядке и прошнуровывать. Количество листов в книге следует написать на последней странице и обязательно заверить эту информацию подписью главного бухгалтера, директора предприятия и печатью (при ее наличии).
- Допускать ошибки, помарки и неточности в документе нельзя, но если они все же случились, следует зачеркнуть неверную информацию и рядом аккуратно вписать правильную. Исправление обязательно надо заверить подписью кассира и главного бухгалтера. Заполнять кассовую книгу можно только шариковой ручкой (использование карандашей не допускается).
- Кассовая книга должна вестись ежедневно, но если никаких кассовых операций в тот или иной день не проводилось, заполнять листы не нужно. В конце каждой рабочей смены кассир обязан сдавать документ в бухгалтерию, вместе с остальной «первичкой». После проверки внесенных в нее сведений бухгалтер расписывается в книге и возвращает ее кассиру.
- На одном предприятии не может быть двух кассовых книг, за исключением случаев, когда у юридического лица имеются представительства и филиалы – у них должны быть свои подобные документы (при этом копии кассовой книги и платежных документов должны регулярно передаваться в головной офис).
- На титульном листе книги сначала пишется полное наименование компании, которой принадлежит данный документ, структурное подразделение (при необходимости)
- Вносится код ОКПО (находится в учредительных бумагах фирмы) и вписывается год, на который открывается кассовая книга.
- На последней странице документа необходимо обязательно указать количество листов в нем, подпись руководителя, главного бухгалтера и дату закрытия кассовой книги. Оформляются указанные данные на первом листе бланка кассовой книги.
Кассовая книга (форма N КО-4) применяется всеми юридическими лицами для учета поступлений и выдачи наличных денег организации в кассе. Ее бланк утвержден постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88, однако, в настоящее время его использование для ведения бизнеса не является обязательным с 1 января 2013 года, как формы первичного учетного документа, содержащегося в альбомах унифицированных форм. Поэтому, каждый предприниматель может самостоятельно разработать и применять свой бланк такого документа, соблюдая при этом установленные требования к его заполнению. Мы расскажем о требованиях и бланке, которые разработаны для этих целей, поскольку их применение позволяет сделать учет наличных операций по кассе более простым и удобным.
На каждом предприятии, приказом руководителя должен быть назначен специальный работник, ответственный за кассу. Если штат позволяет, то это отдельный кассир, если нет, то, как правило, это главный бухгалтер. Именно это лицо должно вести учет всех операций и кассовую книгу. Контролирует процесс, в любом случае, главный бухгалтер. Сама кассовая книга представляет собой журнал, если ведется в бумажном виде, или отдельный раздел бухгалтерской программы, если ведется в электронном. И тот и другой способ разрешен, поэтому остановимся на каждом из способов ведения кассовой книги подробнее.
Для начала рассмотрим обязанности кассира, поскольку они не зависят от способа ведения кассовой книги и имеют определенный алгоритм, который выглядит так:
- В начале новой смены кассир должен открыть день, то есть внести запись с датой и суммой остатка средств в кассе. Эта сумма должна быть всегда равна остатку на конец предыдущего рабочего дня. Такие операции могут быть не ежедневными, поэтому открывать смену и делать запись в кассовой книге необходимо только в тот день, когда происходило движение средств. В остальные дни остаток просто переносится.
- Каждая операция по выдаче или приему наличных средств должна быть оформлена приходным кассовым ордером (ПКО) или расходным кассовым ордером (РКО). Кассир оформляет эти документы, присваивает им номера и делает запись о каждом из них.
- В конце смены кассир подводит итоги дня по приходу и расходу, о чем делает соответствующие записи в кассовой книге и выводит остаток. Записи, сделанные за день, заверяет подписью исполнитель с расшифровкой фамилии, имени и отчества. После чего кассовая книга передается на проверку и утверждение главному бухгалтеру.
Такой порядок действий предусмотрен для каждой смены. Это только общие требования к ведению книги, основной порядок работы несколько отличается, в зависимости от организации процесса.
Отдельно нужно отметить требования к хранению кассовой книги. Все РКО, ПКО, отрывные листы, различные чеки и сам журнал должны храниться в компании 5 лет. После истечения этого срока документацию следует уничтожить в установленном порядке.
Проще всего организовать ведение кассовой книги в бухгалтерской программе, в которой отражается весь учет в организации. Эта функция, например, есть в 1С и других программах. В этом случае бланк формируется и заполняется прямо на компьютере, порядок внесения записи при этом не меняется: необходимо вносить сведения о каждом ПКО или РКО. В конце дня кассир должен подвести итог, вывести остаток по счету и распечатать листы кассовой книги за день в двух экземплярах. Все документы обязательно поступают на проверку главного бухгалтера, который сверяет данные первичных документов с данными в регистрах и заверяет их своей подписью. Исправления и правки недопустимы.
Ежегодно, а если обороты по кассе в организации ежедневные, то и ежеквартально, распечатанные листы кассовой книги необходимо сформировать в журнал и прошить. На последней странице должно указываться общее количество листов и стоять подпись руководителя организации, главного бухгалтера и оттиск круглой печати компании, при ее наличии. Кроме того, можно вести кассовую книгу полностью в электронном виде. В этом случае все записи обязательно должны быть заверены электронными подписями уполномоченных лиц, а информация и ее редактирование должны быть защищены от несанкционированного доступа с помощью дополнительных технических средств
Как правильно заполнить кассовую книгу
Нарушение правил ведения кассовой книги или ее отсутствие является административным правонарушением, ответственность за него предусмотрена статьей 15.1 КоАП РФ, как за нарушение обращения с денежной наличностью. За такой проступок органы ФНС могут наложить административный штраф:
- в размере от 40 тысяч до 50 тысяч рублей на саму организацию;
- в размере от 4 тысяч до 5 тысяч рублей на руководителя или главного бухгалтера.
Кассовая книга — это учетный регистр, в который записывают информацию о поступлении наличных в кассу или об их расходовании.
Обязанность вести книгу есть у всех организаций, которые работают с наличными. Ни один из специальных налоговых режимов, действующих для юридических лиц, от кассовой книги не освобождает — она нужна на ОСНО, УСН и ЕСХН. Даже если вы будете каждый вечер передавать выручку в банк, книга все равно нужна. Онлайн-касса от ведения кассовой книги тоже не избавит. Но записывать в книгу надо будет только информацию о движении наличных.
Не обязательна книга только для индивидуальных предпринимателей и некоторых обособленных подразделений:
- Предпринимателям она не требуется, потому что у них есть право не соблюдать кассовую дисциплину — не формировать ПКО и РКО и не вести кассовую книгу (Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).
- Обособленным подразделениям она не нужна, если они не хранят наличные у себя, а после окончания кассовых операций передают их в кассу организации.
Вести книгу можно на бумаге или в электронном виде. Форма для этого одна — КО-4 (постановление Госкомстата России от 18.08.98 № 88). Всего в указаниях Банка России предусмотрено три способа:
- заполнять на бумаге от руки;
- вести на компьютере и печатать;
- вести в электронном виде.
Для каждого способа есть свои требования.
Распечатанные листы кассовой книги нужно прошить и пронумеровать. Это защищает от манипуляций с записями: нельзя будет вырвать один из пронумерованных листов и заменить другим. Заполнять книгу можно только шариковой ручкой или чернилами.
Титульный лист следует заполнить самостоятельно — на нем укажите данные организации и год, на который заведена книга. Записи в книге делайте в двух экземплярах — через копировальную бумагу.
В конце рабочего дня второй отрывной лист с копией записей за весь день (отчет кассира) вырывается из книги и передается на хранение в бухгалтерию вместе с приходными и расходными кассовыми ордерами.
Записи по приходам и расходам наличных ведут в бухгалтерской программе, а она автоматически формирует листы книги и отчеты кассира. Оба листа в конце дня печатают и подписывают кассир и бухгалтер, а затем передают в бухгалтерию вместе со всеми сформированными ПКО и РКО.
В итоге получается две стопки бумаг.
Первая — распечатывается, хранится в течение года, а после его окончания прошивается, заверяется подписью и печатью (при наличии). Это и есть кассовая книга.
Вторая — распечатывается и подшивается вместе с ПКО и РКО за год. Сшивать их в конце года не нужно. Это отчеты кассира, которые будут храниться в бухгалтерии в больших папках.
Кассовая книга для онлайн-кассы
Электронную книгу нужно оформлять с использованием специальных технических средств. Она должна быть защищена от потери данных, искажений или злоумышленников. Для этого книгу подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью. Обратите внимание, что подписи понадобятся в том числе главбуху и кассирам.
Еще одна особенность электронной книги — в нее нельзя внести исправления после подписания электронной подписью.
Комплексный бухгалтерский учет для УСН Доходы под ключ для малого и среднего бизнеса по выгодным тарифам.
Узнать подробности
Кассовая книга ― учетный регистр, где отражаются данные о проведенных финансовых операциях в точной последовательности, согласно сведениям, представленным в первичных документах. Информация о проведенных операциях регистрируется сразу после их совершения. Главный бухгалтер, закрепленный за предприятием, контролирует работу кассиров и других сотрудников, на которых возложена обязанность по заполнению кассовой книги.
Приходный и расходный кассовый ордера могут создаваться на основе разных оправдательных документов. К примеру, фискальных, формируемых с помощью онлайн-кассы. Если предприниматель по закону освобожден от расчетов на ККТ, вместо фискальных документов, применяются товарные чеки, БСО.
Кассовая книга используется при совершении любых кассовых операций, как задокументированных, так и не прошедших фискализацию. Примером последней является выдача денег сотруднику под отчет.
Юридические лица обязаны вести кассовую книгу в 2021 году. Что касается ИП, в отношении их работы такая обязанность не закреплена. Однако должны вести сводные документы с регистрацией расхода и прихода средств, как альтернативу кассовой книге. Как правило, в подобных случаях применяется КУДИР. Принцип ее заполнения аналогичен: отражаются данные о совершенных операциях, согласно первичной документации.
Одна из причин использования книги учета для юридических лиц заключается в контроле над лимитом предприятий. По результатам каждой операции образуется денежный остаток. Его размер не должен превышать лимит, установленный законодательно. Если он окажется выше, излишек перечисляется на банковский счет. Субъект хозяйствования с этой целью предварительно заключает договор с банком об обслуживании денежно-кредитных операций.
Относительно максимальных лимитов для индивидуальных предпринимателей действует послабление. То есть, для ИП они не установлены. Но по желанию разрешается создавать отдельный норматив с целью регулирования оборота наличности в рамках предприятия.
Кассовая книга не предназначена для документирования денежных операций, осуществляемых в рамках эквайринга (безналичные платежи). Однако через онлайн-кассу они проводятся в обязательном порядке. Выручка с эквайринга поступает на расчетный счет, закрепленный за предприятием. А в книге учета регистрируется только наличность, и лишь она влияет на лимит.
Как и кому вести кассовую книгу в 2021 году
Заполнение электронного документа требует использования цифровой подписи, предназначенной для его заверки. Она выдается аккредитованным Удостоверяющим центром лично руководителю предприятия или его доверенному лицу. Бумажный бланк подписывается вручную. Если обязанность по ведению кассовой книги в 2021 году возложена на самого руководителя, образцы подписей не требуются.
Основные правила работы с кассовой книгой:
- 1. Кассовая книга начинается в начале года и завершается в конце. Исключения предусмотрены для новых предприятий, образованных в середине года. Тогда дата начала ведения книги совпадает с днем проведения первой операции. В случае приостановки деятельности в середине года, завершается и кассовая книга.
- 2. Документ оформляется на компьютере или вручную. При заполнении вручную нужно использовать шариковую ручку, но ни в коем случае не карандаш.
- 3. Данные вносятся в каждую строку, без пропусков.
- 4. Каждый лист составлен в двух экземплярах: один остается в самой книге, а второй отрезается и передается в бухгалтерию или руководителю предприятия.
- 5. Каждый лист пронумерован в хронологической последовательности и сшит с другими.
- 6. Ошибки и неточности недопустимы. При совершении помарки необходимо зачеркнуть данные, а рядом аккуратно написать правильное значение.
- 7. Книга заполняется каждый день. Новый день ― новый лист. Но в случае отсутствия операций с наличностью в течение смены заполнять ее не требуется.
- 8. Каждый день в конце смены кассовая книга сдается на проверку в бухгалтерию. Туда же передаются первичные документы, ставшие основанием для заполнения учетного документа. После сверки информации бухгалтер подписывает и возвращает кассовую книгу кассиру.
- 9. В пределах одного предприятия ведется одна кассовая книга. Использование двух и более документов не допустимо. Исключение ― наличие филиалов. Тогда в каждом свой документ, который впоследствии передается в головной офис.
Существует возможность составить несколько типов ордеров, что не зависит от вида конкретной операции. К примеру, приходные операции бывают следующих разновидностей:
- полный расчет за товар;
- частичная оплата за продукцию (оставшаяся часть суммы оформляется в виде кредита);
- предоплата (например, покупка подарочной карты).
Тем не менее, все операции являются приходом. По каждой группе оформляется отдельный ордер.
Заполнять поля кассовой книги просто. Основные действия ― внесение прибывшей и убывшей наличности, а также подведение итогов в конце смены. Кассовая книга в 2021 году оформляется по форме КО-4. Законодательство позволяет не руководствоваться именно этим бланком. Можно использовать любую другую форму документа, разработанную индивидуально в рамках устава организации. Но большинство бизнесменов довольствуется КО-4, потому что она удобная и понятная.
Рассмотрим основные нюансы при заполнении кассовой книги:
- 1. Титульный лист ― «лицо» документа. Он содержит основные данные, такие как наименование организации, коды ОКПО, ОКУД, период, за который заполняется книга (как правило, календарный год).
- 2. Основа кассовой книги ― кассовые листы. Они содержат основную информацию, ради которых, собственно, и ведется книга. Сначала переносится остаток, полученный в конце предыдущей смены. Он и открывает день. Регистрируются приход и расход в течение смены, проведенные в виде наличности. Для каждого типа операции предусмотрен свой столбец. Также указывается, от кого получено либо кому выданы деньги (фамилии ИП либо наименование организаций). По завершении смены подводятся итоги. Полученный остаток переносится на начало следующего дня. На листах стоят подписи кассира, бухгалтера, которые подтверждают соответствие указанных данных фактическим сведениям.
- 3. Последняя страница заполняется тогда, когда книга за указанный период будет завершена. Обязательно указывается количество прошитых и пронумерованных листов. Бухгалтер и руководитель компании ставят подписи, при наличии печати используют и ее.
Как уже говорилось выше, кассовая книга в 2021 году заполняется ручкой или в электронном виде. Особенность ручного заполнения заключается в делении книги на две части. Одна ― основная, вторая ― отрывная.
При заполнении документа основная часть накладывается на отрывную, а между ними размещают лист копировальной бумаги. В результате все записи, внесенные на верхнем листе, отражаются на нижнем. Основная часть кассовой книги сшивается, а та, на которой информация скопирована, передается в бухгалтерию.
Заполнение кассовой книги на компьютере предполагает использование бухгалтерской программы либо таблицы Excel. Заполнение документа осуществляется по установленным правилам. Далее листы распечатываются, заверяются подписями и сшиваются.
Доступен еще один вариант заполнения ― в электронном виде без распечатки. Для его заверки потребуется электронная подпись, которая гарантирует целостность и защиту от доступа третьих лиц.
- Подготовьте пломбировочный лист:
- укажите количество листов;
- напишите должности и ФИО ответственных и контролирующих ведение книги;
- поставьте подписи;
- укажите дату заполнения.
Кассовая книга: кому нужна и как вести
Кассовая книга (КК) — документ, в котором фиксируется движение денежных средств в точной последовательности согласно первичным документам. После совершения каждой операции ее обязательно необходимо зарегистрировать.
Основанием для создания приходных и расходных ордеров служат различные документы, в том числе сформированные онлайн-кассой. Если предприниматель на законных основаниях не использует ККТ, то применяются товарные чеки и бланки строгой отчетности.
Таким образом, абсолютно все операции (задокументированные и даже не прошедшие фискализацию) отражаются в кассовой книге.
Ведение кассовой книги — обязанность всех юридических лиц.
Индивидуальные предприниматели от этого освобождены, но им необходимо вести сводные документы, в которых отражено движение денежных средств, что является альтернативой кассовой книги.
Одна из основных целей использования кассовой книги — контроль над лимитом предприятия. При этом важно выполнять условие: денежный остаток не должен превышать величины лимита, установленного законом или внутренними документами компании. В случае появления излишка средства перечисляются на банковский счет.
Денежные операции в рамках эквайринга не отражаются в кассовой книге, но обязательно проводятся по онлайн-кассе.
Для ИП лимиты на законодательном уровне не установлены. Если необходимо, создается норматив, который регулирует оборот наличности внутри предприятия.
В общих чертах большинство компаний ведут кассовую книгу, это важный инструмент бухгалтерского учёта и финансового контроля. Не важно, использует при этом предприятие онлайн-кассу или нет. А применение ККТ выступает как частный случай в подобных хозяйственных отношениях.
Законом ФЗ-54 не определена норма, указывающая на то, что предприятие может не использовать КК, поэтому нет никаких законных оснований для отказа от ее ведения.
В итоге, ведение кассовой книги при использовании онлайн-кассы необходимо по сути в двух случаях:
- Открыто юридическое лицо, в том числе малое предприятие.
- ИП сам принял решение о необходимости КК.
Указание ЦБ №3210-У от 11 марта 2014 года определяет порядок ведения КК, в том числе в случае использования онлайн-кассы:
-
Начало и завершение ведения КК совпадает с календарным началом года. Для новых предприятий, основанных в середине года, начало КК определяется датой проведения первой операции. Если деятельность прекращается в середине года, то в тот же момент завершается КК.
-
Оформление документа допускается в рукописном (с использованием шариковой ручки) или печатном виде.
-
Информация вносится в каждую строку, пропуски не допускаются.
-
Все листы составляются в двух экземплярах, один из которых отрезной, а второй остается в книге.
-
КК ведется ежедневно (при условии проведения операций), причем каждый день начинается с нового листа.
-
В завершении смен КК вместе с первичными документами сдается в бухгалтерию для проверки, после чего возвращается кассиру.
-
На каждом предприятии ведется только одна КК.
Кассовая книга для онлайн-кассы
Заполнение полей кассовой книги предусматривает две основные операции: внесение прихода и расхода наличности. В завершении смены подводится итог.
Законодательством определена форма КО-4, по которой оформляется кассовая книга. Если уставом предприятия предусмотрена иная форма КК, то используют таковую.
Однако для большинства предпринимателей установленная законом форма удобна и понятна, поэтому они придерживаются ее.
Для заполнения КК на компьютере выбирают специальное ПО или используют таблицы Excel в соответствии с установленными правилами. Затем распечатанные листы подписываются и сшиваются.
Электронное заполнение КК не предусматривает использования бумажных носителей. Документы заверяются электронной подписью.
Для начала обозначим разницу между кассовым аппаратом и кассой.
Контрольно-кассовый аппарат представляет собой устройство для работы с денежными средствами, по которому оформляются отчетные документы. А операционная касса (иначе касса предприятия) – это комплекс любых действий с наличными: хранение, осуществление расходов, поступление выручки, сдача инкассаторам для перевозки в банк.
О помещении кассы в требованиях законодательства ничего не сказано. Способ хранения наличных индивидуальному предпринимателю или директору ООО предоставляется определить самостоятельно. В роли кассы может выступить отдельное помещение, а может сейф или ящик стола.
Работа с наличными деньгами при применении ККТ осуществляется по определенному набору правил. Это и есть кассовая дисциплина.
После расчета лимита остатка, организации надо издать приказ об утверждении его суммы. При желании, в приказе можно указать срок действия лимита, но закон этого не требует. Поэтому, если срок не прописан, утвержденная сумма лимита будет действовать до того момента, пока не будет издан другой приказ.
Установление лимита кассы – дело серьезное. Неустановленный лимит приравнивается к нулю, поэтому любое количество налички в кассе в конце смены будет превышать лимит. А это уже нарушение кассовой дисциплины, за которую привлекают к административной ответственности и штрафу.
Контрольно-кассовая дисциплина для ИП и ООО
Соблюдение ограничения наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности – одно из важных правил кассовой дисциплины. Сегодня эта сумма составляет 100 тысяч рублей (за один договор). Ограничение не действует при взаиморасчетах с физическими лицами.
Наличкой нельзя гасить займы, платить дивиденды и вносить плату за аренду недвижимости.
Для ИП существует приятная поблажка – возможность в любой момент снять с расчетного счета или взять из кассы любую сумму наличных, разумеется, оформив необходимые документы, и потратить на личные нужды. В отличие от ИП ООО такого права не имеет.
Налоговая проверка кассовой дисциплины
С 2012 года вместо банков контроль над соблюдением правил кассовой дисциплины выполняют представители ФНС. Проверка кассовой дисциплины, в соответствии с приказом Минфина от 17.10.2011 № 132н, 133н, начинается с даты предъявления поручения и длится максимально 20 дней.
Налоговые инспекторы вправе проверить, как ведется учет наличности в кассе, выдаются ли клиентам кассовые чеки, распечатки из фискальной памяти ККТ, правильность оформления кассовых документов. Будут смотреть, нет ли путаницы в номерах документов, не делали ли вы что-то задним числом, нет ли исправлений. Любые ошибки и недочеты вызовут подозрение у налоговой проверки и приведут к штрафам.
Несоблюдение правил кассовой дисциплины штрафуется по статье 15.1 КоАП РФ:
-
От 4 до 5 тысяч рублей для должностных лиц и ИП;
-
От 40 до 50 тысяч рублей для юридических лиц (организаций).
Также согласно статье 14.5 КоАП РФ предусматривается ответственность в виде штрафа за неприменение ККТ:
-
для должностных лиц – от 3 000 до 4 000 рублей;
-
для юридических лиц – от 30 000 до 40 000 рублей.
Кассовая книга — это обязательный бухгалтерский документ о приходе и расходе денежных средств. Важно понимать, что речь идет о наличных деньгах. Кассовая книга обязана быть у каждой организации, которая использует в работе кассовый аппарат. Порядок ведения операций с кассами в нашей стране был утвержден Советом директоров Центробанка России еще в 1993 году.
Говоря о том, что кассовая книга должна быть на всех предприятиях с кассами, имеются в виду действительно все компании. Даже ИП и другие лица, работающие по упрощенной системе налогового обложения, обязаны соблюдать правило и вести такой вид отчетности.
Кассовая книга должна быть у каждого подразделения, которое обладает своим балансом. Для предприятий малого бизнеса, как правило, хватает одного документа. А вот для крупных холдинговых организаций, разделенных на обособленные подразделения, подразумевается несколько единиц кассовой отчетности — по одной на каждое подразделение со своим личным балансом. При этом оригиналы кассовой книги хранятся в самих подразделениях, а в главном архиве находятся лишь копии.
Кассовая книга выглядит как бумажный журнал. Она имеет вид установленного образца и ведется строго по нему. Важный момент — ее необходимо заполнять корректно, поскольку она регулярно проверяется различными инстанциями.
Журнал состоит из титульного листа и уже заранее расчерченной «внутренности», то есть самих полей, которые будут заполняться кассиром. Поля эти также утверждены законом, поэтому выдумывать оформление считается недопустимым. Действительная кассовая книга должна быть, как и все документированные журналы государственного образца, пронумерована и прошнурована. Она также должна быть закреплена печатью. Все записи необходимо заверять подписью главного бухгалтера предприятия.
Каждый год ведется новая кассовая книга. В январе заводится новый журнал, и отныне все записи ведутся там, даже если предыдущий не был до конца заполнен. При этом для организаций, в которых слишком много кассовых операций, одной книги в год может не хватить. В таком случае заводится второй журнал, а на титульном листе указывается четкий период: день, месяц и год.
Каждый рабочий день, в процессе которого были выполнены операции по движению наличных денег, должен быть занесен в книгу на одной странице. Нужно отображать не только приход средств, но и расход.
Для кассы необходимо устанавливать лимит. Он обозначает максимальную сумму наличных денег, которая может остаться на конец рабочего дня в кассовом аппарате. Если же сумма получилась больше, ее надо сдать в банк. Описанные выше обособленные подразделения также обязаны устанавливать свой лимит, а главное учреждение — свой, с учетом лимитов подразделений.
Такая процедура относится ко всем предприятиям, кроме ИП (индивидуальных предпринимателей) и СМП (субъектов малого предпринимательства). Они сами решают, устанавливать лимит или нет.
Лимит действует еще и на операции между организациями. Здесь существует уже конкретная установленная сумма — сто тысяч рублей на один договор. То есть, даже если вы будете осуществлять перенос наличных денег в разные дни и по частям, сумма не должна превышать указанные сто тысяч. В случае превышения остальную часть (после ста тысяч рублей) нужно переводить безналичным способом.
Есть несколько способов ведения кассовой книги: по старинке (на бумаге) или через компьютерную программу. В процессе рабочего дня она заполняется ответственным кассиром. Все записи заверяются подписью главного бухгалтера.
Кассовую книгу можно вести от руки, если вам так удобнее. Она ведется работником и, как было указано выше, должна быть прошнурована и пронумерована. В конце следует указать количество страниц в журнале.
В процессе заполнения вручную используют копировальную бумагу, поскольку это значительно сокращает время работы. Почему? Потому что страница состоит из двух частей: отрывной и той, что остается в книге. Поэтому в начале смены кассир подгибает отрывную часть и подкладывает копировальную бумагу. Следом работник пишет сумму, которая осталась в кассе на начало рабочего дня (сумма должна быть равной той, что осталась на конец предыдущего дня).
В течение дня записи ведутся в соответствии с оформлением. Если вдруг одной страницы не хватило для внесения всей информации, заполняется поле «Перенос». В конце смены считается оставшаяся в кассовом аппарате сумма и ставится дата с подписью и инициалами сотрудника. После кассовая книга сдается в бухгалтерию.
В графе 1 «Номер документа» указывают номер приходного или расходного кассового ордера, которым оформлено поступление (выдача) денег.
В графе «Номер корреспондирующего счета, субсчета» указывают номер того счета, по которому отражено поступление или выдача денег в корреспонденции со счетом 50 «Касса». Например, если в кассу поступила оплата от покупателя (заказчика), здесь записывают «62», если деньги в качестве возврата краткосрочного займа – «66» и т. д.
В графе «Приход, руб. коп.» отражают сумму денег, полученную в кассу по одному приходному кассовому ордеру.
В графе «Расход, руб. коп.» отражают сумму денег, выданную из кассы по одному расходному кассовому ордеру.
По строке «Итого за день» указывают общую сумму денег, поступившую в кассу за день (столбец 4) и выданную из кассы (столбец 5).
Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились, то остатком на конец рабочего дня будет сумма остатка в последний предшествуюший день, в котором происходили кассовые операции.
Если кассовую книгу ведут в электронном виде, то в конце дня его необходимо распечатать в двух экземплярах.
Отрывные листы и кассовую книгу хранят в архиве организации в течение 5 лет.
Кассовая дисциплина – это соблюдение правил осуществления расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами, установленных законодательно в РФ. Среди основных регулируемых операций: приходно-расходные.
Основные типы операций, которых касается соблюдение правил:
- инкассация финансовых средств;
- расчеты с подотчетными лицами;
- расчеты с персоналом по выплате зарплаты;
- возврат и выдача займов;
- получение или сдача денег в банк.
Для определенных предпринимателей порядок ведения кассовой отчетности является упрощенным. К таким формам бизнеса согласно Постановлению ЦБ РФ от 03.2014 относят:
- малый бизнес;
- микробизнес;
- ИП (могут не оформлять РКО И ПКО, кассовую книгу).
К предприятиям малого бизнеса относят фирмы согласно следующим критериям:
- численность персонала от 16 до 100 человек;
- доход за год не выше 400 млн. рублей;
- к микропредприятию относят компании с численностью 15 человек (включительно) и суммой дохода не выше 60 млн. рублей в год;
- организация является потребительским кооперативом или коммерческой компанией.
Важно! Доля собственности государства в уставном капитале этих фирм не выше 25%.
Что такое кассовая книга?
Основными правилами соблюдения кассовой дисциплины являются:
- оформление кассовых документов, которые отражают движение наличных средств в кассе;
- соблюдение лимита кассы (установлен в самой компании расчетным путем. К концу рабочего дня сумма в кассе не может превышать данное значение);
- соблюдение правил выдачи наличных денег под отчет;
- соблюдение лимита на допустимую сумму наличных расчетов между юрлицами и ИП (не более 100 т.р.).
Момент трат сумм полученной выручки является центральным в соблюдении кассовой дисциплины.
На что можно тратить выручку из кассы:
- выплаты агенту при банковских операциях;
- выдача финансов на личные нужды предпринимателя;
- оплата товара, который был возвращен;
- страховые выплаты;
- расчеты по зарплате;
- расходы на выплату стипендий;
- выдача командировочных;
- выдача сумм под отчет;
- расходы на товары (кроме покупки ценных бумаг).
ККТ – это устройство, которое необходимо для регистрации факта получения денежных средств от клиентов.
Требования к новому образцу ККТ:
- касса должна стоять на учете в налоговой инспекции;
- на корпусе указан заводской номер кассы;
- наличие фискального накопителя, в котором записываются все фискальные данные;
- наличие встроенных часов онлайн-режима;
- возможность проверки контрольных чисел регистрационного номера ККТ;
- печать фискальных документов;
- формирование фискальной документации в электронном виде и возможность передавать ее по требованию в соответствующие органы;
- возможность выдавать информацию о нарушении обмена данными;
- прием информации о платежах через терминалы при использовании эквайринга;
- печать QR кода на чеке;
- возможность формировать отчет о состоянии расчетов в текущий момент времени по запросу;
- возможность поиска любого документа по номеру;
- исполнение протоколов обмена информацией.
При применении ККТ нового образца отпадает необходимость заполнения следующих форм:
- форма КМ -6 (справка отчет кассира-операциониста);
- журнал кассира – операциониста по форме КМ-4;
- журнал показаний счетчиков ККМ (форма КМ-5);
- акт возврата денег клиентам (форма КМ-3).
Для проверки соблюдения кассовой дисциплины проводится выездная налоговая проверка.
Основные вопросы, которые тщательно изучают налоговики для контроля:
- алгоритм поступления выручки;
- наличие средств выручки, которые не были оприходованы;
- соблюдение лимита кассы;
- состояние и работа ККТ нового образца;
- соответствие кассовых документов фактическим суммам;
- факт выдачи чеков покупателям;
- подозрение вызывает выдача крупных сумм под отчет.