Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Работа с корпоративной картой бюджетной организации проводки». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Их можно использовать для оплаты товаров (работ, услуг), которые производятся в интересах компании (покупателя, заказчика). Денежные средства на корпоративных картах принадлежат компании, а не работникам (постановление ФАС Северо-Западного округа от 18.07.2011 № А05-11476/2010).
В плане счетов в программе 1С Бухгалтерия 8.3 открыт субсчет 55.04 «Прочие специальные счета». По счету ведется аналитика в разрезе банковских счетов, открытых к картам, и (если это предусмотрено параметрами учета) по статьям движения денежных средств.
Учет дебетовых карт в бюджетном учреждении
Рассмотрим, какой порядок в связи с данными поправками необходимо соблюдать учреждениям, которые уже осуществляют операции с денежными средствами с использованием карт, а также тем, которые только собираются применять эти современные расчетные средства.
По нескольким счетам клиентов могут совершаться операции с использованием одной расчетной карты или кредитной карты, выданной кредитной организацией — эмитентом лицу, уполномоченному клиентом.
Бухгалтерский учет всех операций по этому счету с применением корпоративных карт необходимо вести на синтетическом счете 55 «Специальные счета в банках». Для более удобного учета операций по корпоративным картам к синтетическому счету открывают субсчет первого порядка «Специальный счет корпоративной карты».
Доверенное лицо может использовать банковскую платежную карту как для получения наличных, так и для осуществления безналичных расчетов, связанных с хозяйственной деятельностью распорядителя бюджетных средств, в т.ч. на представительские нужды и расходы.
По общему правилу использованные сотрудником средства с корпоративной карты рассматриваются как подотчетные суммы. Соответственно, порядок отчета за них аналогичный.
При снятии денег с корпоративной карты сотрудник фактически берет из под отчет, и об их использовании впоследствии обязан отчитаться организации.
После этой записи счет 71 автоматически закроется, а остаток по счету 55 субсчету «Специальный счет корпоративной карты» будет соответствовать не использованной работником сумме — 28 000 руб. (50 000 руб. – 22 000 руб.).
В случае непредоставления распорядителем бюджетных средств (получателем бюджетных средств) в орган Казначейства в течение 3-х рабочих дней по истечении срока, на который предоставляются наличные под отчет, документов, подтверждающих получение товаров, работ или услуг, органы Казначейства приостанавливают выдачу наличных на указанные цели.
Бухгалтерский учет по корпоративной банковской карте
Для обеспечения учреждений (клиентов) денежными средствами органы Федерального казначейства (ОФК) открывают счета в подразделениях расчетной сети Банк России (кредитных организациях) путем заключения договора банковского счета (далее — Договор).
В ситуации, когда выписки еще нет, а авансовый отчет уже утвержден, движение денег целесообразно отражать с использованием счета 57 «Переводы в пути».
Возможно, что к одному карточному счету оформлены несколько корпоративных карт. Их используют разные сотрудники, имеющие право осуществлять платежи в рамках общего платежного лимита. В этом случае имеет смысл открыть субсчета второго порядка в разрезе работников.
А что касается ответа на ваш второй вопрос, то он зависит от системы налогообложения. Вы на ОСНО, поэтому НДС надо подтверждать документально — для этого требуется счёт-фактура. При этом обязательно нужно, чтобы счёт-фактура был выписан на вашу организацию.
НДФЛ с сумм, перечисленных на корпоративные карты
Средства, которые зачисляются на карточный счет, являются подотчетными средствами доверенного лица распорядителя бюджетных средств. Оприходование полученных средств и включение их в авансовый отчет об их использовании проводятся доверенным лицом на основании выписки с карточного счета или, в случае получения наличных в банкомате, — чека банкомата.
Раз в месяц банк, как правило, предоставляет организации отчет по каждой корпоративной карте. Получив его, можно проверить полноту авансовых отчетов работников.
Бухгалтерский учет оплаты товаров, работ или услуг с помощью корпоративной карты отличается от традиционного учета подотчетных сумм. Рассмотрим его подробнее.
Сначала создаем документ «Заявка на наличные (банковская карта)», который можно найти через меню «Казначейство/Банк».
Если открыто несколько карточных счетов (по каждой корпоративной карте), то субсчет открывается по каждому карточному счету.
Для получения карт учреждение представляет в орган Федерального казначейства заявление ( ф. 0531842 ) согласно приложению № 6 к Правилам № 199н. На каждое созданное им уполномоченное подразделение подается отдельное заявление. В нем нужно указать должность, фамилию, имя, отчество и паспортные данные лица, уполномоченного учреждением на проведение операций с банковской картой.
Какие документы нужно собирать?
Следует отметить, что ранее карты предоставлялись кредитными организациями непосредственно ОФК с последующей передачей их уполномоченным работникам учреждения, и такой документ, как реестр, ОФК не заполнялся.
Как их исправлять? Заходим на закладку «Расшифровка», в любом месте табличной части нажимаем правой кнопкой мыши и выбираем пункт «настройка списка Выбираем позицию, о которой говорилось в ошибке, и отмечаем ее, нажимаем «Применить» и «ОК» Это поле появилось в табличной части, заполняем его и после проводим документ Посмотрим проводки, сформированные этим документом.
Корпоративная карта — бухгалтерский учет по ней связан с некоторыми нюансами, вызывающими вопросы у бухгалтеров, впервые сталкивающихся с этим финансовым инструментом.
Если по кредитной карте установлен период беспроцентного пользования кредитными средствами, экономическую выгоду от такого пользования для целей налогообложения вычислять не нужно (см. письмо Минфина от 18.04.2012 № 03-03-10/38).
В настоящее время широко распространены расчеты, проводимые с использованием банковских корпоративных карт. Этому способствует их универсальность. Использование корпоративных карт удобно при командировках представителей организации внутри страны или за ее пределами, при оплате представительских и хозяйственных расходов, при получении наличных денег в банкоматах и пунктах выдачи наличных.
Если кассового чека нет, то это проблема: такие расходы небезопасно принимать к налоговому учету. Также в самом плохом варианте налоговая может сказать, что расходы не подтверждены, и начислить с таких сумм НДФЛ и взносы.
Иными словами, покупатель отправил платежку — надо сразу пробить чек, даже если деньги на расчётный счёт ООО ещё не пришли. Или же укажите в договоре, что фактом оплаты будет считаться поступление денег на ваш расчётный счёт, тогда чек надо будет оформить в этот момент.
Что делать с корпоративной картой
Ничего не сказано об ООО на ЕНВД, т.е. если ИП на ЕНВД может не отчитываться, а как быть тогда ООО с той же системой налогообложения? Так же требуется прикладывать все чеки? В принципе они для налогового учета вроде не играют никакой роли. Или налоговая все же отнесется к таким тратам отрицательно?
Для этого учреждение представляет в ОФК по месту обслуживания не позднее дня, предшествующего дню получения денежных средств, заявку на получение денежных средств, перечисляемых на карту (ф. 0531243). После проверки такой заявки ОФК формирует платежное поручение на перечисление денежных средств на соответствующие счета № 40116 (то есть происходит зачисление средств на банковскую карту).
Операция снятия денег в банкомате отражается в 1С Бухгалтерия документом «Списание с расчетного счета». При этом необходимо указать вид операции — «Перечисление подотчетному лицу», счет учета — 55.04, в качестве банковского счета выбрать счет, к которому привязана корпоративная карта, и указать сотрудника — держателя карты в качестве подотчетного лица.
Работник снял наличные денежные средства в сумме 17 000 руб., а также произвел хозяйственные расходы с использованием банковской карты. Затем представил авансовый отчет с подтверждающими документами и сдал карту.
Очень важно, чтобы именно тот, кто выполнял платежи по банковской карте или снимал с нее наличные, отчитался за эти деньги.
Неиспользованные суммы наличных, оставшиеся в кассе учреждения (возвраты подотчетных сумм, выручку и т. д.), можно зачислить на соответствующий лицевой счет также с помощью карты. Основанием для выбытия средств в этом случае тоже будет чек банкомата, подтверждающий внесение наличных денег на карту.
На кассира бюджетного учреждения казначейством открыта именная банковская корпоративная карта. Необходимо ли приходовать в кассу учреждения денежные средства, полученные кассиром по данной карте для выдачи подотчетным лицам? Какие при этом следует оформить бухгалтерские документы и сформировать проводки? Операции по получению наличных денег с использованием карт ведутся в пределах остатка денежных средств на карте в соответствии с условиями договора (п. 36 Правил № 199н). Уполномоченный работник может совершать операции как по снятию денежных средств с карты, так и по внесению на нее наличности.
Поэтому на практике организации используют счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Очень важно, чтобы именно тот, кто выполнял платежи по банковской карте или снимал с нее наличные, отчитался за эти деньги.
При этом не имеет значения, как расходовались средства с карты — путем оплаты в магазинах или путем снятия наличных.
Практика применения в секторе государственного управления операций, совершаемых с использованием расчетных (дебетовых) карт, носит положительный характер.
Законом «О внесении изменений…» от 02.04.2014 № 52-ФЗ с мая 2014 года отменена обязанность налогоплательщиков представлять в налоговые органы сведения об открытии (закрытии) счетов в банках.
Расчеты по корпоративным картам в 1С Бухгалтерия
Банковская карта оформляется отдельно к каждому лицевому счету, открытому учреждению в органе Федерального казначейства. Карту и конверт с пин-кодом хранят в учреждении в сейфе или ином защищенном месте. В силу пункта 40 Правил № 199н смена уполномоченного работника учреждения – это одно из оснований для возврата органу Федерального казначейства полученной ранее карты. В унифицированной форме авансового отчета отсутствуют поля для отражения сумм, полученных с карты. Компания может внести изменения в унифицированный бланк или разработать собственный.