Конкурсы и аукционы с дополнительными требованиями: как участвовать в таких закупках
Это доверенность от имени руководителя организации на имя уполномоченного лица, созданная в электронном виде и имеющая машиночитаемый формат, который обеспечивает возможность декодирования информации компьютером. Электронный документ не требует нотариального заверения. Его подписывают с помощью ЭП доверителя и отправляют заранее в территориальный налоговый орган по телекоммуникационным каналам связи (ТКС). Сделать это может как руководитель, так и доверенное лицо. Её составляют для налоговых агентов, плательщиков страховых взносов и сборов.
Уполномоченным представителем может быть директор, ответственный сотрудник или бухгалтер компании, а также наёмный работник сторонней организации. С последним заключают договор на оказание соответствующих услуг.
АО «Калуга Астрал» занимается разработкой продукта, который позволит использовать МЧД в электронном документообороте. Проект находится на стадии тестирования. Для производства задействованы сервисы компании, которые отвечают за формирование, использование и проверку МЧД:
новый сервис «Астрал.Доверенность» создаёт документ, регистрирует его в контролирующем органе или добавляет уже действующую МЧД. После выпуска государством необходимых подзаконных актов сервис будет дополнен.
«Астрал.ЭДО» — подключает организацию от имени физлица, добавляет данные в первичные документы, подписывает исходящие и входящие электронные файлы.
Оператор ЭДО — передаёт электронные документы между контрагентами, проверяет актуальность МЧД.
Для начала работы руководителю организации необходимо:
Зайти в Единый личный кабинет «Калуга Астрал».
В виджете продуктов выбрать «Астрал.Доверенность».
На главной странице сервиса нажать «Создать доверенность». Если МЧД уже имеется нажать «Добавить по номеру».
При создании новой МЧД необходимо заполнить данные о доверенности: срок действия, сведения о доверителе, сведения об уполномоченном лице, данные об удостоверении личности.
Подписать шаблон доверенности личной УКЭП и направить в контролирующий орган на регистрацию.
Как только доверенность будет зарегистрирована в ФНС, отобразится статус «Действует».
Для работы с электронными документами уполномоченному сотруднику понадобится:
Войти в «Астрал.ЭДО» через Единый личный кабинет «Калуга Астрал».
Зарегистрироваться в качестве физлица и выбрать свою ЭП.
Сервис автоматически определяет наличие доверенности. Если МЧД не найдена, то необходимо отправить уведомление на выпуск документа своему руководителю.
Если доверенность выпущена сторонним сервисом, понадобится перейти в «Астрал.Доверенность» и указать номер-идентификатор полученной МЧД.
Сотрудник выбирает необходимую доверенность и подключает свою организацию.
Если сотрудник был уволен, у него изменились полномочия или срок годности доверенности закончен, то контрагент получит уведомление о нелегитимности МЧД. Право подписания электронного документа, в данном случае закрепляется за получателем.
Также МЧД можно будет отозвать по решению руководителя. Тогда подпись электронных документов становится невозможной.
Подробности о том, как будет работать МЧД в рамках сервисов ЭДО, мы опубликуем в нашем телеграм-канале.
Доверенность на получение документов
Чаще всего вопрос использования ЭП по доверенности касается КЭП, так как именно такой вариант подписи применяют в системах ЭДО. Также КЭП оформляется не только на организацию, а на конкретного человека — ее руководителя.
Если руководитель хочет предоставить другому лицу возможность подписывать документы, понадобится оформить электронную подпись и доверенность на данного сотрудника.
В будущем будет введен новый образец доверенности на право подписи в системе ЭДО, который называют машиночитаемой доверенностью (МЧД). Ее формат и порядок работы будет утвержден ФНС. Такая доверенность понадобится всем физлицам, которые подписывают документы от лица организации.
Предполагается, что МЧД будут использовать по следующим правилам:
Документ должен создаваться в формате XML с поддержкой формата XMLDSIG и подписываться КЭП.
Дополнительный формат — PDF. Используется, если документ нужно подать в информационную систему, которая не может обработать другой формат.
Доверенность, по которой физлицо будет подписывать документы от имени организации, должна быть подписана КЭП руководителя организации.
В документе указываются:
дата и срок действия доверенности;
идентификатор полномочия из классификатора полномочий.
Подробные требования к МЧД указаны на федеральном портале проектов НПА.
В январе 2022 года вступят в силу поправки к Федеральному закону от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Корректировки коснутся всех, кто использует электронную подпись: руководители будут получать подпись в налоговой, сотрудники — в удостоверяющих центрах (УЦ) с новой аккредитацией.
Коротко о предстоящих изменениях:
С 1 января 2022 года сотрудники организаций будут применять одну именную подпись и для рабочих, и для личных документов. Она будет называться «электронная подпись физического лица».
Если на 1 января у сотрудника будет ЭП, полученная в УЦ с новой аккредитацией, он сможет продолжить пользоваться ей.
Физлица будут использовать личную подпись для документов компании только вместе с электронной доверенностью.
С 1 января 2022 года руководители должны будут использовать подпись, выданную в ФНС или в доверенных удостоверяющих центрах.
Руководители будут получать одну подпись на юрлицо.
Подробный список поправок пока в работе и предположительно появится в конце 2021 года.
При любой форме взаимоотношений третье лицо обязано иметь официальный документ на право сохранности, передачи или купли/продажи вверенных ему ценностей. Его составляют по установленной Постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 № 71а форме М2. Как правильно заполнить доверенность на получение товара и что следует учитывать, расскажем далее.
Доверенность на получение товара составляется в единственном экземпляре. Документ состоит из 2-х частей — отрывной вариант остается у бухгалтера, а основная часть — у доверенного лица. Данный документ выдается под роспись представителя организации в момент получения материальных ценностей, передаваемых по договору, накладной, счету-фактуре.
Машиночитаемые доверенности в ЭДО
Придерживаться данного руководства следует как предпринимателям, так и физическим лицам при:
приеме/перевозке ТМЦ между организациями;
передаче на временное хранение имущества и иных ценностей;
торговой и банковской деятельности;
получении денежных перечислений и прочее.
При наличии данного документа можно отстоять свою позицию в судебных разбирательствах, предупредить обман со стороны контрагента, правомерно вести бухгалтерию и отчеты по проводимым операциям.
Если ситуации вышла из-под контроля по независящим от вас обстоятельствам, лучше привлечь к решению проблемы опытных юристов.
В 2022 году у сотрудников будет два варианта, как получить подпись, чтобы подписывать документы организации.
По-старому
Сотрудники подписывают документы электронной подписью, которая получена на организацию.
По-новому
Сотрудник получает подпись на свое имя как физическое лицо. Машиночитаемая доверенность передает ему право подписывать документы организации своей подписью физического лица. Такие документы будут действительны.
Электронные подписи для руководителей, предпринимателей и сотрудников
Удостоверяющий центр «Росэлторг» аккредитован Минцифры России по новым правилам
Заказать подпись
VIDEO
Генеральный директор компании или предприниматель должен создать машиночитаемую доверенность в формате XML. Это можно сделать в конструкторе документов 1С или в системе ЭДО.
Если система, куда вы будете загружать документы, подписанные электронной подписью, не поддерживает автоматическую обработку машиночитаемых доверенностей и визуализацию данных, вероятно, нужно использовать доверенность в формате PDF.
Готовую доверенность нужно подписать электронной подписью руководителя организации или предпринимателя в формате XMLDSIG.
Наименование документа.
Сведения о доверителе: предпринимателе или организации.
Сведения о сотруднике, которого наделяют полномочиями.
Дата выдачи.
Срок действия.
Перечень полномочий сотрудника, которые он вправе осуществлять от имени организации или предпринимателя.
Коды полномочий из классификатора полномочий или их текстовое описание.
Сведения об информационной системе,в которой хранится информация о досрочном прекращении действия доверенности.
Номер доверенности;
Указание на возможность передоверия.
Электронная подпись, которой подписана доверенность.
В какую систему будет загружаться доверенность — указывается по желанию.
С 2023 года сотрудники организаций и предпринимателей должны подписывать документы своей электронной подписью, а не подписью организации или ИП. Для этого нужна машиночитаемая доверенность.
Машиночитаемую доверенность должно подписать лицо, которое может действовать без доверенности от имени юридического лица, или предприниматель.
Машиночитаемую доверенность можно не прикреплять к каждому пакету документов, подписанных электронной подписью. Достаточно заключить соглашение с контрагентом о том, в какой системе хранится доверенность.
Электронные подписи для руководителей, предпринимателей и сотрудников
Удостоверяющий центр «Росэлторг» аккредитован Минцифры России по новым правилам
Заказать подпись
Материал актуален на 28.10.2021.
\r\n\r\n
Межведомственная рабочая группа при правительстве РФ, в состав которой входят представители Минцифры, ФНС и других госорганов, решила ввести переходный период для использования электронной доверенности (иначе «машиночитаемой доверенности», МЧД). Об этом сообщает РБК со ссылкой на представителя вице-премьера Дмитрия Чернышенко. Участники заседания отметили, что переходный период необходим, чтобы информационные системы и участники ЭДО успели подготовиться к работе с МЧД.
\r\n\r\n
С 1 января 2022 года лица, уполномоченные подписывать отчетность, должны были перейти на новый формат подписания документов: использовать личную электронную подпись физлица и прилагать к ней машиночитаемую доверенность (МЧД). Такой порядок вводили поправки в 63-ФЗ «Об электронной подписи». В связи с поздним появлением соответствующих нормативных правовых актов участники рынка ЭДО могли не успеть перейти на МЧД к 1 января 2022 года.
\r\n\r\n
Межведомственная рабочая группа при правительстве РФ, в состав которой входят представители Минцифры, ФНС и других госорганов, решила ввести переходный период для использования электронной доверенности (иначе «машиночитаемой доверенности», МЧД). Об этом сообщает РБК со ссылкой на представителя вице-премьера Дмитрия Чернышенко. Участники заседания отметили, что переходный период необходим, чтобы информационные системы и участники ЭДО успели подготовиться к работе с МЧД.
С 1 января 2022 года лица, уполномоченные подписывать отчетность, должны были перейти на новый формат подписания документов: использовать личную электронную подпись физлица и прилагать к ней машиночитаемую доверенность (МЧД). Такой порядок вводили поправки в 63-ФЗ «Об электронной подписи». В связи с поздним появлением соответствующих нормативных правовых актов участники рынка ЭДО могли не успеть перейти на МЧД к 1 января 2022 года.
Если обеспечение в банке или другом кредитно-финансовом учреждении получает не руководитель, а другое уполномоченное лицо, придется оформить доверенность от генерального на работника для запроса банковской гарантии (на представителя). Этот документ оформляют, когда передают и другие полномочия, например, для решения вопросов, которые связаны с осуществлением операций по расчетному счету.
Если руководитель фирмы не может лично посещать органы ФНС РФ, эта обязанность возлагается на бухгалтера или любого штатного сотрудника. Нередко полномочия передаются компании-аутосорсеру. В такой ситуации требуется оформление доверенности.
Образец доверенности в налоговую от юридического лица и пример ее заполнения можно скачать на нашем сайте.
Доверенность в ИФНС от ИП образца 2021 года мало чем отличается от доверенности на право представления интересов в этом же ведомстве от юрлица. Так, документ должен содержать:
реквизиты ИП (ОГРНИП, ИНН) и доверенного лица;
наименование, дату и место заключения доверенности;
период действия;
дату и подпись поверенного и доверителя;
перечень полномочий доверенного лица.
При необходимости в доверенности указывается возможность передоверия полномочий третьим лицам (п. 1 ст. 178 ГК РФ).
Выданной доверенностью лицо может быть уполномочено предоставлять от имени ИП истребуемые выписки, справки, письма, бухгалтерскую и прочую документацию в ИФНС, а также получать в налоговой инспекции акты, решения по налоговым проверкам и прочие документы, направленные доверителю.
Такой вид документа необходим в тех случаях, когда сотруднику с одной организации поручили забрать документы со второй организации. Такую доверенность нет необходимости заверить у нотариуса, кроме следующих полномочий, которые необходимо заверить в обязательном порядке:
когда поверенному делегируют полномочия заключения договора или сделки;
для внесения или изменения сведений в реестрах;
в случае передоверия.
Документ оформляется на фирменном бланке организации. Форма также является простой, но есть пункты, которые обязательно должны быть отражены в нем. В шапке прописывается полное наименование организации, ее адрес и форма собственности, название доверительного документа, дата составления и город.
В теле представлена информация о доверителе, его должности и на основании какого документа делегируются полномочия, далее вносится информация о поверенном лице, его должность, паспортные данные, где проживает. Подробно описывается, что именно должен взять поверенный и место нахождения организации.
В конце прописывается срок доверенности, подписывается двумя сторонами и ставится печать, в случае, когда организация работает без печати, предоставляется соответствующая информация с Устава.
Доверенность на получения документов у нотариуса по своей структуре ничем не отличается от всех остальных документов, которые были рассмотрены раннее, от физического лица физическому. Часто заверять данную форму нет необходимости, но в примере заполнения приведена доверенность нотариальная. В шапке прописываются наименование документа, дата и место составления. В теле указываются паспортные данные доверителя и поверенного лица. Прописываются полномочия, какими наделено лицо уполномоченное. В конце ставится подпись. Далее указывается ФИО нотариуса и информация, что документ удостоверен им. Записывается номер реестра, в котором зарегистрировали доверенность и сумма госпошлины.
Для получения товара у поставщика представителем организации (если это не директор, а иной сотрудник) используют форму М-2. Она наделяет представителя предприятия правом на получение товаров, материалов и других ценностей для организационных нужд. Его выписывают для однократного принятия товара.
Перечень оснований, для чего нужна доверенность на получение ТМЦ у контрагентов:
подтверждает полномочия на получение ТМЦ;
служит доказательством передачи товара уполномоченному лицу;
определяет ответственное лицо за прием товара.
Форма М-2 применяется как юрлицами, так и ИП, и служит документом бухучета. Физическому лицу М-2 использовать не нужно.
Кто сможет получать электронные подписи в 2022 году по действующим правилам
Форма М-2 состоит из двух частей: отрывной и основной. Для каждого поставщика выдают отдельную М-2.
Пошаговая инструкция, как правильно заполнить доверенность М-2 (отрывную и основную часть):
Шаг 1. Заполняем отрывную часть бланка. Она остается у бухгалтера.
Укажите:
номер, дату составления и срок действия;
кому она выдана: Ф.И.О. сотрудника и его должность;
наименование организации, в которой надо предъявить документ (поставщик/продавец);
номер и дату документа, подтверждающего выполнение поручения.
Номер указывают по порядку, согласно книге учета; срок действия доверенности М-2 обычно — пятнадцать дней, разрешен более длительный (разд. 3 Постановления Госкомстата РФ №71а от 30.10.1997).
Шаг 2. Заполняем основную часть. Она передается контрагенту.
В ней укажите:
название организации — доверителя, адрес, банковские реквизиты;
номер, дату выдачи и срок действия;
Ф.И.О., должность и паспортные данные сотрудника, который будет получать ТМЦ;
название компании-поставщика и информация о документе, на основании которого выдают ТМЦ (договор/заявка/счет и пр.).
В бланке расписывается сотрудник, который получает ТМЦ, руководитель организации-доверителя и главный бухгалтер, при наличии ставят печать. При соблюдении порядка заполнения доверенности М-2 и правильного оформления сотрудник без труда получит ТМЦ у контрагента. Исправления не допускаются: если ошиблись, составьте новый бланк М-2.
Она действует в течение того времени, который указан в самом бланке. Предельных и минимальных сроков закон не устанавливает. Применимы общие нормы ГК РФ:
если срок не указан — действует в течение года (п. 1 ст. 186 ГК РФ);
если не указана дата составления — документ недействителен (п. 1 ст. 186 ГК РФ).
Скачать бланк доверенности М-2 (в Excel)
Скачать образец заполнения типовой межотраслевой формы М-2
Скачать форму доверенности М-2 с пояснениями