Изменения в инструкцию по делопроизводству в 2022 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Изменения в инструкцию по делопроизводству в 2022 году». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

После того, как выполнены шаги 2 — 5, образуется перечень ОС, подлежащих учету по правилам нового стандарта.

Соответственно, объекты, вошедшие в него, надо проанализировать на предмет определения для каждого из них ликвидационной стоимости, которая далее будет влиять на расчет амортизации.

Переход на ФСБУ 6/2020 с 2022 года: что нужно учесть

На этом шаге продолжаем работать со списком ОС, получившимся после выполнения шагов 2 — 5.

Теперь по каждому объекту нужно принять решение о том, насколько способ начисления амортизации и срок полезного использования, установленные ранее, соответствуют требованиям нового ФСБУ.

Шаг 8. Выделить объекты, по которым необходим пересчет амортизации

На этом шаге у каждого ОС из списка появится условная отметка — пересчитываем или не пересчитываем.

Те объекты, по которым:

• не нужно пересматривать СПИ;
• не нужно менять способ расчета амортизации;
• ликвидационная стоимость признана равной нулю

можно далее оставить, как есть. В отчетности за 2022 год по ним понадобится сделать соответствующее раскрытие (примечание).

А с ОС, по которым нужны изменения для соответствия ФСБУ 6/2020, продолжаем работать дальше.

По каждому объекту, попавшему в перечень корректируемых для перехода на ФСБУ 6/2020, пересчитываем накопленную амортизацию так, как если бы её сразу начисляли по правилам стандарта.

Формулы расчета амортизации логических изменений не претерпели. Только за основу в них теперь нужно принимать выражение:

БАЛАНСОВАЯ СТОИМОСТЬ — ЛИКВИДАЦИОННАЯ СТОИМОСТЬ = БС — ЛС

Например, формула для ежемесячного расчета амортизации по убывающему остатку примет вид:

СУММА АМОРТИЗАЦИИ ЗА МЕСЯЦ = (БС — ЛС) / СПИ В МЕСЯЦАХ

1. Если вы планируете с 1 января 2022 года применять иной режим налогообложения, этот пункт обязательно нужно прописать в учетной политике по налоговому учету. Напомним! Правительство планирует ввести новый налоговый режим для малого бизнеса. Подробнее о новом режиме читайте здесь.
2. В связи с введением нового ФСБУ по учету аренды с 2022 года в налоговый кодекс также были внесены изменения. Согласно нововведениям при расчете налога на имущество нужно определить в учетной политике, как будут учитываться следующие нововведения в отношении арендных площадей:

• на чьем балансе будет отражен актив, т.к. его с 2022 года можно будет отразить как на балансе арендатора, так и на балансе арендодателя;

• по какой стоимости учитывать стоимость актива, т.к. его стоимость может отличаться от исторической стоимости.

О других нововведениях в части налога на имущество читайте в статье «Налог на имущество: изменили сроки уплаты, частично отменили декларацию».

3. Налоговые регистры — обязательное приложение к учетной политике предприятия. Если вы вносите в них изменения, этот момент обязательно нужно зафиксировать в учетной политике.

Налоговые регистры, как правило, разрабатываются налогоплательщиком самостоятельно. Документ в обязательном порядке должен содержать следующие реквизиты (ст. 313 НК РФ):

• наименование регистра;
• период (дату) его составления;
• измерители операции в натуральном (если это возможно) и в денежном выражении;
• наименование хозяйственных операций;
• подпись (расшифровку подписи) лица, ответственного за составление регистра.

Изменять принятый в учетной политике порядок учета отдельных операций и /или объектов можно:

• по собственной инициативе. Такие изменения применяются с начала очередного налогового периода (года);
• при изменении законодательства. Такие изменения применяются не ранее, чем с момента вступления в силу поправок в налоговом законодательстве.

Определить момент начала и окончания амортизации. ФСБУ 6/2020 предписывает начислять амортизацию с даты признания ОС в бухучете. Но в учетной политике можно прописать, что амортизация начисляется с первого числа месяца, следующего за месяцем признания. Аналогично определяется момент окончания начисления амортизации.

Выбрать формулы для расчета. Если ОС амортизируется с момента принятия к учету, следует самостоятельно определить формулу для расчета амортизации за первый (неполный) месяц.

Инвестиционная недвижимость. ФСБУ 6/2020 ввел новую группу ОС — инвестиционная недвижимость. При этом ни Стандартом, ни другими НПА не установлено, на каком счете ее учитывать. Этот порядок нужно определить в учетной политике, например использовать счет 03.

Также желательно установить, как отразить инвестнедвижимость в балансе. Представляется, что можно ввести отдельную строку в разделе «Внеоборотные активы» или использовать строку «Доходные вложения в материальные ценности» (в последнем случае этот порядок нужно раскрыть в пояснениях).

Неотделимые вложения в арендованные ОС. Исходя из взаимосвязанных положений ФСБУ 6/2020 и ФСБУ 25/2018 их лучше отражать как увеличение стоимости права пользования активом. Однако НПА не содержат прямого запрета на учет таких вложений в качестве отдельного объекта ОС.

Способ оценки и частота переоценки. ФСБУ 6/2020 устанавливает два «равноправных» способа оценки ОС: по первоначальной или по переоцененной стоимости. В 2022 году для каждой группы ОС нужно выбрать один из этих способов.

Проводить переоценку ОС по Стандарту допустимо с любой периодичностью, даже чаще раза в год. Поэтому частоту переоценки тоже закрепите в учетной политике. Исключение сделано только для инвестнедвижимости: если она учитывается по переоцененной стоимости, переоценка проводится на каждую отчетную дату.

20 августа 2018

В соответствии с подпунктом 5 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ут. 4034), приказываю:

Утвердить прилагаемую Примерную инструкцию по делопроизводству в государственных организациях.

Руководитель

А.Н. Артизов

Зарегистрировано в Минюсте РФ 17 августа 2018 г.
Регистрационный № 51922

УТВЕРЖДЕНА
приказом Федерального
архивного агентства
от 11.04.2018 № 44

2.1. В соответствии с законодательством Российской Федерации, локальными нормативными актами в организации издаются организационно-распорядительные документы.

2.2. Организационно-распорядительные документы, создаваемые в деятельности организации, должны быть оформлены по правилам, установленным индивидуальной инструкцией по делопроизводству организации.

Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные (утвержденные) документы не допускается.

2.3. Особенности оформления документов, создаваемых в структурных подразделениях организации и отражающих специфику их деятельности, а также правила организации работы с данными документами могут устанавливаться отдельными локальными нормативными актами организации.

2.4. Создание документов в организации, использующей СЭД, в целях повышения эффективности использования СЭД, осуществляется с использованием шаблонов бланков документов и шаблонов документов.

Электронные шаблоны бланков документов должны быть идентичны бланкам документов на бумажном носителе.

2.5. Для создания документов, отражающих специфику деятельности структурных подразделений организации, и управления данными документами могут использоваться другие информационные системы.

2.6. Документы организации оформляются на бланках или стандартных листах бумаги формата А4.

2.7. Для изготовления документов в организации используются:

бланк приказа;

бланк распоряжения;

бланк письма для ведения переписки с организациями и гражданами, находящимися на территории Российской Федерации;

бланк письма с реквизитами на русском и одном из иностранных языков для ведения переписки с зарубежными корреспондентами.

По решению руководителя в организации могут использоваться другие бланки: бланк письма руководителя организации или иного уполномоченного им лица, бланк протокола, бланк письма структурного подразделения.

Для оформления резолюций на документе в организации могут использоваться бланки резолюций.

2.8. При издании документов на стандартных листах бумаги на них воспроизводятся реквизиты, необходимые для документов конкретного вида или разновидности.

2.9. На бланках документов воспроизводится товарный знак и/или (эмблема) организации (при их наличии).

2.10. Проектирование бланков документов осуществляется в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»3.

2.11. Бланки документов организации изготавливаются типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники.

2.12. Документы изготавливаются на бумажном носителе и в форме электронных документов с соблюдением установленных правил оформления документов.

2.13. Документы организации, оформленные как на бланке, так и без него, должны иметь поля не менее:

20 мм — левое;

10 мм — правое;

20 мм — верхнее;

20 мм — нижнее.

2.14. Документы, издаваемые совместно одной или несколькими организациями, оформляются на стандартных листах бумаги с воспроизведением реквизитов всех организаций, участвующих в издании документа.

2.15. При подготовке документов допускается использование лицевой и оборотной стороны листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

2.16. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляются по середине верхнего поля документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

2.17. Для изготовления документов используется гарнитура шрифта по выбору организации, входящая в стандартный пакет офисного программного обеспечения, используемого организацией. Размер шрифта — № 12-14 пт4.

При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров — № 10, 11 пт.

2.18. Абзацный отступ в тексте документа — 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

2.19. Текст документа печатается через 1-1,5 межстрочных интервала. Текст документа выравнивается по ширине листа.

Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов могут разделяться дополнительным интервалом.

Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.

Интервал между буквами в словах — обычный. Интервал между словами — один пробел.

Строки реквизитов выравниваются по левой границе зоны расположения реквизита или центруются относительно самой длинной строки.

Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.

Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.

2.20. Допускается выделять полужирным шрифтом реквизиты «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельные фрагменты текста.

2.21. При подготовке многостраничных документов оформляется титульный лист.

2.22. Состав реквизитов, используемых для оформления документов, определяется видом (разновидностью) организационно-распорядительного документа.

3.1. Локальные нормативные акты (далее — ЛНА) организации издаются в виде правил, положений, инструкций, регламентов, перечней, классификаторов и других видов документов. Рекомендуемый образец оформления ЛНА на примере положения о структурном подразделении (приложение № 1).

ЛНА приобретают юридическую силу после их утверждения распорядительным документом (приказом) или непосредственно руководителем организации иным уполномоченным им лицом.

Руководители структурных подразделений не вправе издавать ЛНА.

3.2. ЛНА могут быть:

постоянно действующими (без ограничения срока их применения);

временными (действующими в течение указанного в них срока или до наступления определенного события).

3.3. Основанием для издания ЛНА являются:

законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации (указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, акты федеральных органов исполнительной власти);

законодательные акты субъекта Российской Федерации, нормативные правовые акты органов государственной власти субъекта Российской Федерации;

ранее изданные в организации ЛНА и/или распорядительные документы.

3.4. ЛНА издаются в целях:

установления норм, требований, правил в отношении предмета нормативного регулирования, ранее не являвшемся предметом регулирования в организации;

изменения существующих норм, требований, правил, установленных ранее изданными нормативными документами;

отмены ранее установленных норм, требований, правил.

3.5. Предложение о разработке проекта ЛНА вносится руководителем структурного подразделения или иным должностным лицом.

3.6. ЛНА разрабатывается в случае, если:

имеется участок работы (вопросы деятельности), нуждающийся в нормативном регулировании;

требуется внесение значительного количества изменений в ранее принятый ЛНА;

выявлено несколько ЛНА, регулирующих смежные вопросы, которые целесообразно объединить в один документ.

Актуализация ранее принятых ЛНА. осуществляется через внесение в них изменений.

3.7. Предложение с обоснованием необходимости разработки нового ЛНА представляется руководителем структурного подразделения или иным уполномоченным должностным лицом руководителю организации в форме докладной (служебной) записки, в которой излагается:

вопрос, требующий решения, с изложением основных направлений, способов его решения;

прогноз последствий принятия нормативного документа; организационные, кадровые, финансовые, материально-технические и иные мероприятия, которые необходимо будет провести в связи с принятием нормативного документа;

перечень ранее изданных ЛНА, подлежащих отмене в связи с изданием нового нормативного документа;

предлагаемый срок для разработки проекта нормативного документа.

3.8. Согласование проектов ЛHA осуществляется в соответствии с пунктами 4.1 — 4.13 Примерной инструкции.

3.9. ЛНА утверждается приказом руководителя, если одновременно с утверждением нормативного документа необходимо принять меры организационного, финансового, технического, кадрового или иного характера и дать соответствующие поручения руководителям структурных подразделений или иным работникам организации, а также если необходимо внести изменения или признать утратившими силу ранее утвержденные ЛНА.

3.10. Изменения в ЛНА и отмена ЛНА оформляются приказом руководителя организации или иного должностного лица, принимавшего решение об утверждении ЛНА.

Изменения в ЛНА и отмена ЛНА, утвержденные непосредственно собственноручной подписью руководителя организации или иного уполномоченного им должностного лица в грифе утверждения, вносятся приказом, издаваемым руководителем организации или иным уполномоченным им должностным лицом.

3.11. В тексте приказа об утверждении, изменении или отмене ЛНА используются формулировки:

при утверждении нового ЛНА: «Утвердить (название ЛНА)» или «Утвердить (название ЛНА) и ввести в действие с (дата)». Например:

1. Утвердить Положение о локальных нормативных актах организации,

или:

1. Утвердить Штатное организации на 2018 год и ввести его в действие с 1 января 2018 г. (приложение).

при внесении изменений в ранее утвержденный ЛНА: «Внести изменения в (название ЛНА). Например:

1. Внести следующие изменения в Штатное расписание на 2018 год, утвержденное приказом ФБУ «Наименование организации» от 25 декабря 2017 г. № 345: …

при отмене ранее утвержденного ЛНА: «Признать утратившим силу (название ЛНА), утвержденное …». Например:

4. Признать утратившим силу Положение о ненормированном рабочем дне, утвержденное приказом ФБУ «Наименование организации» от 15 февраля 2015 г. № 22.

3.12. Основными реквизитами ЛНА являются: наименование организации, наименование вида документа и заголовок к тексту, составляющие одно целое, гриф утверждения, место издания документа.

Если проект ЛНА. является многостраничным и к нему оформляется титульный лист, указанные выше реквизиты размещаются на титульном листе.

3.13. Информация справочного характера (графики, схемы, таблицы, формы документов) оформляется в виде приложений к ЛНА.

На приложениях к ЛНА оформляется реквизит «отметка о приложении» в соответствии с пунктом 2.44 Примерной инструкции.

3.14. ЛНА вступает в силу в срок, указанный в приказе, которым утвержден ЛНА, или с даты утверждения ЛНА.

3.15. Распорядительные документы организации издаются в форме приказов и распоряжений. Рекомендуемые образцы оформления приказа и распоряжения (приложения № 2, 3).

5.1. Документооборот включает всю последовательность перемещений документов, а также операции, совершаемые с документами в процессе их создания и исполнения (получение, отправка, предварительное рассмотрение, регистрация, рассмотрение руководителем).

5.2. Цель организации документооборота — обеспечение своевременного принятия управленческих решений и их исполнения. Задача документооборота — организовать движение документов по наименее короткому пути с минимальными затратами труда и времени, в условиях электронного документооборота — обеспечить доступ к документам пользователям СЭД в соответствии с предоставленными им правами.

5.3. В условиях применения СЭД в организации используются электронные документы, а также электронные копии документов, полученные в результате сканирования документов на бумажном носителе. Документы организации, имеющие временные сроки хранения (до 10 лет включительно) могут создаваться, храниться и использоваться исключительно в форме электронных документов.

Перечень документов, создаваемых, хранимых и используемых исключительно в форме электронных документов, утверждается руководителем организации.

5.4. Организация движения документов в условиях электронного документооборота осуществляется в соответствии с регламентированными маршрутами, разрабатываемыми Службой делопроизводства. Маршруты движения организационно-распорядительных документов должны быть оптимальными по затратам времени, не должны допускать дублирующих операций и возвратных движений, не обусловленных деловой необходимостью.

5.5. Организация документооборота основывается на принципах: централизации операций по приему и отправке документов;

распределения документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);

организации предварительного рассмотрения входящих документов;

исключения возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;

однократности регистрации документов;

устранения необоснованных согласований проектов документов;

временной регламентации операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.

5.6. В документообороте организации выделяются документопотоки: входящие (поступающие) документы; исходящие (отправляемые) документы; внутренние документы. В составе входящих и исходящих документов выделяются:

документы органов государственной власти, органов местного самоуправления;

документы филиалов и территориально обособленных подразделений;

документы из государственных и негосударственных организаций;

запросы депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации, депутатов законодательных органов субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления;

обращения граждан;

документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран и другие группы документов.

5.7. Доставка и отправка документов в организации осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской и курьерской связи, нарочными и различными видами электросвязи (факсимильная, телеграфная, телефонная, электронная почта, система межведомственного электронного документооборота (МЭДО)12, СЭД).

5.8. В организацию доставляется корреспонденция в виде писем, почтовых карточек, бандеролей и пакетов, печатных изданий, телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов и электронных копий документов.

5.9. Прием документов осуществляется Службой делопроизводства. Документы, полученные работниками от других организаций, также передаются в Службу делопроизводства для регистрации и/или учета.

5.10. Все поступившие в организацию документы подлежат первичной обработке, включающей:

проверку правильности доставки документов;

проверку целостности упаковки (конвертов, пакетов);

вскрытие упаковки (за исключением конвертов, пакетов с пометкой «Лично» и графами ограничения доступа к документу);

проверку целостности входящих документов, включая приложения;

уничтожение конвертов, пакетов или упаковки;

проставление отметки о поступлении документа в организацию.

5.11. Ошибочно доставленные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю. Документы, поступившие в поврежденной упаковке, проверяются на целостность, в том числе на наличие механических повреждений.

Почтовые отправления, нестандартные по весу, размеру, форме, имеющие неровности по бокам, заклеенные липкой лентой, имеющие странный запах, цвет, предположительно имеющие вложения, не характерные для почтовых отправлений, не вскрываются. О получении подозрительного почтового отправления докладывается руководителю Службы делопроизводства и в службу безопасности (при ее наличии).

5.12. При поступлении входящего документа в поврежденной упаковке, повреждении документа, при отсутствии в конверте (пакете) документа, его части или приложений к нему, а также при отсутствии подписи на входящем документе составляется акт в двух экземплярах на бумажном носителе, подписываемый двумя работниками Службы делопроизводства.

Один экземпляр акта вместе с входящим документом и его приложениями передается на предварительное рассмотрение и регистрацию, второй экземпляр акта высылается отправителю.

5.13. Конверты, пакеты или упаковка сохраняются и прилагаются к входящим документам в случаях:

если только по ним можно установить отправителя или дату отправления;

если входящий документ поступил позже указанного в тексте документа срока исполнения или даты мероприятия;

при большом расхождении между датами подписания и получения документов.

После завершения работы с документом конверт вместе с документом помещается на хранение в дело.

Изменения учетной политики — 2022

9.1. Выдача дел, находящихся на хранении в Службе делопроизводства, структурных подразделениях организации работникам других подразделений для ознакомления и (или) для временного использования в работе производится по запросам, подписанным руководителем (заместителем руководителя) структурного подразделения, запрашивающего дело (документ) и с разрешения руководителя Службы делопроизводства или структурного подразделения, документы которого запрашиваются.

9.2. Дела, документы выдаются во временное пользование работникам организации на срок не более одного месяца.

Государственным органам (судебным, правоохранительным, органам государственного контроля и надзора) дела и отдельные документы выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя организации или иного уполномоченного им лица, по актам на срок не более шести месяцев.

При необходимости срок использования документов может быть продлен.

9.3. В письменном запросе работников организации о выдаче документов (дел) во временное пользование излагаются причины, по которым запрашивается дело (документ) и цель использования документов, находящихся на оперативном хранении.

9.4. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указываются индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для подписей в получении и приеме дела.

На место изъятого подлинника документа работник Службы делопроизводства или делопроизводитель подразделения вкладывает в дело лист-заместитель с указанием, когда, кому и на какой срок выдан документ и подписями в получении и приеме дела. При этом в дело помещается заверенная копия документа.

После решения вопроса, для рассмотрения которого дела (документы) изымались по запросам государственных органов, подлинники документов должны быть возвращены в организацию и помещены в дело.

9.5. Электронные документы, находящиеся на оперативном хранении в базах данных информационных систем, выдаются для использования в виде копий электронных документов в соответствии с пунктом 2.51 Примерной инструкции.

9.6. Порядок доступа работников организации к документам, размещаемым в СЭД или иной информационной системе, устанавливается локальными нормативными актами организации, определяющими порядок эксплуатации информационной системы, и в соответствии с персональными учетными записями работников в СЭД или иной информационной системе.

Работникам, не имеющим права доступа к соответствующей информационной системе, электронные документы выдаются в соответствии с пунктами 9.1 — 9.3 Примерной инструкции, на физически обособленном носителе, высылаются по электронному адресу работника, запрашивающего документ, или иным образом.

9.7. В Службе делопроизводства, структурном подразделении, выдавшем дело (документ) ведется учет выданных дел (документов) и контроль их своевременного возврата. Электронные дела (документы) возврату не подлежат.

9.8. Работники организации обязаны обеспечивать сохранность полученных во временное пользование документов (дел) на бумажном носителе и использовать полученную информацию в служебных целях в соответствии с требованиями локальных нормативных актов. Запрещается передача полученных документов или их копий работникам других подразделений или организаций.

9.9. Изъятие (выемка) документов, образовавшихся в деятельности организации, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации.

9.10. Изъятие (выемка) документов производится на основании письменного распоряжения (постановления) соответствующего органа власти с разрешения руководителя организации или иного уполномоченного им лица с извещением руководителя подразделения, документы которого изымаются.

9.11. Факт изъятия (выемки) документов фиксируется в протоколе (акте) изъятия (выемки) документов, который составляется не менее чем в двух экземплярах и подписывается уполномоченными представителями организации и соответствующего государственного органа. К протоколу (акту) прилагается опись (реестр) изъятых документов (дел).

9.12. При изъятии подлинников документов в дело помещается заверенная копия документа, на обороте которой указывается основание изъятия подлинника, срок возврата, дата и подпись работника, ответственного за формирование и/или хранение дела.

9.13. Подлинник документа, изъятый из дела на основе соответствующего решения, после рассмотрения и решения вопроса, возвращается в дело, при этом копия, помещенная в дело вместо подлинника, изымается.

10.1. Бланки организационно-распорядительных документов разрабатываются Службой делопроизводства. Виды бланков организационно-распорядительных документов, требования к их оформлению и использованию устанавливаются индивидуальной инструкцией по делопроизводству организации.

10.2. Образцы бланков документов утверждаются в составе индивидуальной инструкции по делопроизводству или приказом руководителя в составе комплекта (альбома) бланков.

10.3. В организации для подготовки документов могут использоваться бланки документов, изготовленные типографским способом или средствами оперативной полиграфии.

Организации вправе при подготовке документов использовать электронные шаблоны бланков. Электронные шаблоны бланков должны соответствовать образцам бланков, утвержденных руководителем организации.

10.4. Бланки организационно-распорядительных документов, применяемые в организации, не могут передаваться другим организациям, должностным и физическим лицам.

10.5. Служба делопроизводства организации:

оформляет заказы на изготовление бланков организационнораспорядительных документов типографским способом или средствами оперативной полиграфии;

осуществляет хранение бланков организационно-распорядительных документов и выдачу их в структурные подразделения организации;

осуществляет контроль за правильностью использования бланков организационно-распорядительных документов37.

10.6. В организации в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации»38 и уставом организации используется печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее — печать организации).

В организации также могут использоваться печати подразделений, печати для пакетов и отдельных категорий документов, а также металлические выжимные печати для опечатывания помещений и удостоверения специальных пропусков.

В организации может использоваться штамп (штампы) с факсимильной подписью руководителя и иных должностных лиц.

Порядок использования штампов с факсимильной подписью руководителя и иных должностных лиц39, виды документов, подписываемых факсимильной подписью устанавливается локальным нормативных актом организации.

10.7. Печать организации с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации должна соответствовать требованиям, установленным ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования»40.

10.8. Печати и штампы организации изготавливаются в количестве, необходимом для осуществления подразделениями организации и ее работниками возложенных на них функций. Решение об изготовлении и количестве экземпляров печатей и штампов принимает руководитель организации по представлению руководителя Службы делопроизводства организации.

Если печать организации используется в нескольких экземплярах, номер экземпляра печати указывается в клише печати при ее изготовлении.

10.9. Печатью организации заверяют подлинность подписи руководителя организации и иных уполномоченных им лиц, на документах и копиях документов в соответствии с пунктом 2.49 Примерной инструкции.

10.10. Печати и штампы выдаются для использования работникам, ответственным за их использование и хранение под подпись в журнале учета печатей и штампов. Учет печатей и штампов организации ведет Служба делопроизводства или иное подразделение организации.

10.11. При использовании в работе печати и штампы хранятся в запирающихся шкафах (сейфах) работников, ответственных за хранение и использование печатей и штампов.

10.12. Передача печатей и штампов посторонним лицам не допускается. Вынос печатей и штампов за пределы организации возможен в исключительных случаях по решению руководства организации (например, при подписании договоров).

10.13. Служба делопроизводства организации ежегодно проверяет соблюдение работниками условий использования и хранения печатей и штампов в структурных подразделениях организации.

10.14. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в Службу делопроизводства или иное подразделение, на которое возложен учет печатей и штампов, для централизованного уничтожения. Печати уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета печатей и штампов.

10.15. Для обмена электронными документами посредством МЭДО в организации должны использоваться усиленные квалифицированные электронные подписи. Состав должностных лиц и работников организации — владельцев усиленных квалифицированных электронных подписей должен определять руководитель организации.

10.16. При передаче организацией электронных документов на электронный адрес другой организации, а также для обмена электронными документами посредством СЭД в организации и ее подразделениях могут использоваться усиленные неквалифицированные электронные подписи и/или простые электронные подписи (далее — электронная подпись) в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. № 63-Ф3 «Об электронной подписи»41.

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (далее – Методические рекомендации) разработаны в целях оптимизации процедуры и порядка разработки инструкций по делопроизводству федеральными органами государственной власти, иными федеральными государственными органами, органами государственной власти и иными государственными органами субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления.

Методические рекомендации предназначены для применения в качестве единой методической основы подразделениями государственных органов, органов местного самоуправления, ответственными за организацию и ведение делопроизводства (далее – Служба делопроизводства), при разработке ими инструкций по делопроизводству государственных органов, органов местного самоуправления (далее – Инструкция по делопроизводству).

При разработке Методических рекомендаций учтены положения следующих законодательных, иных нормативных правовых актов в сфере информации, делопроизводства и архивного дела, национальных стандартов по управлению документами:

1. Федеральный закон от 14 июня 1994 г. № 5-ФЗ «О порядке опубликования и вступления в силу федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов палат Федерального Собрания» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, № 8, ст. 801; 2019, № 18, ст. 2207).

2. Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, ст. 5021; 2017, № 52, ст. 7916).

3. Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 15, ст. 2036; 2020, № 24 ст. 3740).

4. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2018, № 1, ст. 19).

5. Федеральный закон от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 19, ст. 2060; 2018, № 53, ст. 8454).

6. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31, ст. 3448; 2020, № 24, ст. 3751).

7. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31, ст. 451; 2020, № 17, ст. 2701).

8. Федеральный закон от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 7, ст. 776; 2018, № 1, ст. 7).

9. Указ Президента Российской Федерации от 2 мая 1996 г. № 638 «О порядке подготовки проектов указов, распоряжений Президента Российской Федерации, предусматривающих принятие постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 19, ст. 2257).

10. Указ Президента Российской Федерации от 23 мая 1996 г. № 763 «О порядке опубликования и вступления в силу актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 22, ст. 2663; 1997, № 20, ст. 2242; 1998, № 33, ст. 3967; 2005, № 28, ст. 2865; 2017, № 23, ст. 3310).

11. Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 10, ст. 1127; 2015, № 29, ст. 4473).

12. Постановление Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 30, ст. 3165; 2020, № 33 ст. 5389).

13. Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 2, ст. 123; 2018, № 13, ст. 1808).

    1. Акты (в случае, если это предусмотрено унифицированной формой акта или нормативными правовыми актами).

    2. Графики работ, отпусков, сменности.

    3. Должностные инструкции, должностные регламенты.

    4. Инструкции (технологические, по технике безопасности и др.).

    5. Классификаторы информации, документов.

    6. Методические рекомендации, методические указания, методики.

    7. Номенклатура дел организации.

    8. Нормы и нормативы (времени, численности работников, расхода сырья и материалов, электроэнергии).

    9. Описи дел (постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу).

    10. Отчеты (о выполнении планов, программ и др.).

    11. Перечни (должностей, организаций, видов информации, документов).

    12. Планы (кроме оперативных).

    13. Политики.

    14. Положения.

    15. Порядки.

    16. Правила.

    17. Программы.

    18. Регламенты (в том числе административные).

    19. Стандарты организации.

    20. Структура и штатная численность.

    21. Уставы.

    22. Унифицированные формы документов.

    23. Штатное расписание.

    Приложение № 5

    Законодательно закрепленной формы такого приказа не существует, поэтому руководство организации может сформировать ее по своему усмотрению, используя выработанные практикой нормы.

    Что нужно указать в приказе:

    1. Полное и краткое название компании.
    2. Наименование документа (приказ).
    3. Номер приказа.
    4. Место и дату составления приказа.
    5. Суть приказа («Об утверждении инструкции по делопроизводству»).
    6. Текст. Здесь нужно аргументировать необходимость составления и издания приказа. Указать на внедрение новой инструкции по делопроизводству, на то, кто должен ознакомить с ней необходимых работников, кто отвечает за контроль над исполнением приказа. Как правило, это сам руководитель компании, если она небольшая.
    7. Подписи упомянутых в приказе работников.

    К приказу нужно приложить саму инструкцию. Ее нужно будет хранить вместе с ним.

    Подписанный руководителем документ регистрируют в журнале приказов. Его копии и саму инструкцию передают ответственным работникам.

    Общество с ограниченной ответственностью «Юпитер» (ООО «Юпитер»)

    Приказ № 45

    г. Ижевск

    «12» августа 2020 года

    Об утверждении инструкции по делопроизводству

    В целях организации работы по соблюдению порядка ведения делопроизводства в ООО «Юпитер» приказываю:

    1. Утвердить инструкцию по делопроизводству, прилагаемую к настоящему приказу.
    2. Руководителям структурных подразделений ознакомить всех сотрудников отделов с инструкцией по делопроизводству и обеспечить ведение делопроизводства в соответствии с ее нормами. Срок исполнения — до «19» августа 2020 года.
    3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

    Приложение: инструкция по делопроизводству на 65 л. в 1 экз.

    Генеральный директор Соколов / П. А. Соколов

    Новый стандарт ввел понятие «дата составления первичного учетного документа». Речь идет о дате, когда документ был подписан совершившим хозяйственную операцию лицом или тем, кто отвечает за оформление этого факта. Если в этой процедуре участвуют несколько человек, то датой составления первичного учетного документа (ПУД) считается дата подписания документа лицами, совершившими сделку (операцию) и ответственными за ее оформление.

    Дата составления ПУД может отличаться от даты хозоперации, подтверждаемой этим документом. В таком случае в документе следует отображать обе даты, чтобы соблюсти требование закона № 402-ФЗ о составлении документа в момент свершение факта или сразу после окончания.

    Одним первичным документом компания вправе зафиксировать несколько связанных фактов хоздеятельности, а также ряд сделок, заключенных участником торгов на бирже, по договорам с разными контрагентами.

    Длящиеся (амортизация, начисление процентов, изменение стоимости активов и т. д.) или периодически повторяющиеся (поставки в разное время в рамках одного договора) факты деятельности компания вправе фиксировать не при их совершении, а за определенный период (например, за сутки, за неделю, за месяц и т. д.). Однако первичный учетный документ должен быть составлен на отчетную дату.

    ФСБУ 27/2021 ввел еще один новый термин — «оправдательный документ», то есть документ-основание, реквизиты которого вносятся в ПУД. Оправдательными документами признаются:

    • документы, оформляющие отношения ГПХ с любыми контрагентами (поставщиками, заказчиками, работниками, госструктурами);
    • документы, используемые для управления компанией.

    Оправдательный документ отличается от первичного учетного тем, что не оформляет хозоперацию и не содержит все обязательные реквизиты. Если в оправдательном документе отображены все обязательные реквизиты первички, то компания вправе использовать такой документ как первичный в целях бухучета.

    Документы могут составляться как в бумажном, так и в электронном виде. Так как нет требований к виду электронной подписи, организация определяет его самостоятельно или совместно с контрагентами. Исключение составляют отдельные цели, требования к электронному документообороту в отношении которых регламентированы федеральным законодательством.

    По новому стандарту компания самостоятельно определяет, какими способами допускаются исправления в документах, но с учетом требование ФСБУ 27/2021. Исключения — те случаи, когда исправления запрещены законодательно.

    Исправление электронного документа возможно через формирование нового с указанием обязательных реквизитов и ссылки на старый.

    Основные требования к оформлению документов и ведению документооборота в бухучете в соответствии с ФСБУ 27/2021:

    • Документы необходимо составлять на русском языке, в противном случае требуется построчный перевод. Требование не распространяется на документы, подготовленные на иностранном языке по законодательству той страны, где ведется деятельность. В таких ситуациях построчному переводу подлежат регистры.
    • Валюта в регистрах — российский рубль вне зависимости от валюты сделки и государства, на территории которого совершена сделка и ведется деятельность. Если стоимость указана в инвалюте, запись в регистре необходимо произвести в двух валютах: иностранной и рублях.
    • ПУД принимается к бухучету один раз.
    • ПУД должен содержать информацию, с помощью которой можно идентифицировать оправдательный документ, на основании которого указаны обязательные реквизиты.
    • Перечень подписантов определяет руководитель компании. Эти лица отвечают за корректность указания объектов бухучета в документах.
    • При составлении бухдокументов электронно необходимо предусмотреть возможность распечатать эти документы на бумаге.
    • Храниться документы должны в том виде, в каком они подготовлены. Бумажные документы хранить электронно запрещено.
    • Хранить документы и бухгалтерские базы данных необходимо на территории России. Исключение составляют случаи ведения деятельности за рубежом. Если законодательство того государства требует хранить документацию на его территории, то компания должна выполнять такое требование. Современные технологии это позволяют.
    • В случае необходимости предоставить доступ к бухгалтерским документам другим лицам об этом необходимо оповестить главного бухгалтера. В остальном порядок доступа к документам компания разрабатывает и утверждает самостоятельно.

    Новые Правила делопроизводства для госорганов и органов местного самоуправления

    • Деловое письмо: как создавать, согласовывать и хранить
    • Как создавать, согласовывать и хранить документы: акт
    • Как в 2020 году создавать, согласовывать и хранить документы: инструкция
    • Как закрыть делопроизводственный год

    • Арбитражный процессуальный кодекс РФ

    • Бюджетный кодекс РФ

    • Водный кодекс Российской Федерации РФ

    • Воздушный кодекс Российской Федерации РФ

    • Градостроительный кодекс Российской Федерации РФ

    • ГК РФ

    • Гражданский кодекс часть 1

    • Гражданский кодекс часть 2

    • Гражданский кодекс часть 3

    • Гражданский кодекс часть 4

    • Гражданский процессуальный кодекс Российской Федерации РФ

    • Жилищный кодекс Российской Федерации РФ

    • Земельный кодекс РФ

    • Кодекс административного судопроизводства РФ

    • Кодекс внутреннего водного транспорта Российской Федерации РФ

    • Кодекс об административных правонарушениях РФ

    • Кодекс торгового мореплавания Российской Федерации РФ

    • Лесной кодекс Российской Федерации РФ

    • НК РФ

    • Налоговый кодекс часть 1

    • Налоговый кодекс часть 2

    • Семейный кодекс Российской Федерации РФ

    • Таможенный кодекс Таможенного союза РФ

    • Трудовой кодекс РФ

    • Уголовно-исполнительный кодекс Российской Федерации РФ

    • Уголовно-процессуальный кодекс Российской Федерации РФ

    • Уголовный кодекс РФ

    • ФЗ об исполнительном производстве

    • Закон о коллекторах

    • Закон о национальной гвардии

    • О правилах дорожного движения

    • О защите конкуренции

    • О лицензировании

    • О прокуратуре

    • Об ООО

    • О несостоятельности (банкротстве)

    • О персональных данных

    • О контрактной системе

    • О воинской обязанности и военной службе

    • О банках и банковской деятельности

    • О государственном оборонном заказе

    • Закон о полиции

    • Закон о страховых пенсиях

    • Закон о пожарной безопасности

    • Закон об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств

    • Закон об образовании в Российской Федерации

    • Закон о государственной гражданской службе Российской Федерации

    • Закон о защите прав потребителей

    • Закон о противодействии коррупции

    • Закон о рекламе

    • Закон об охране окружающей среды

    • Закон о бухгалтерском учете

      • Федеральный закон от 25.10.2021 N 363-ФЗ

        «Об исполнении бюджета Фонда социального страхования Российской Федерации за 2020 год»

      • Федеральный закон от 25.10.2021 N 362-ФЗ

        «Об исполнении бюджета Федерального фонда обязательного медицинского страхования за 2020 год»

      • Федеральный закон от 25.10.2021 N 364-ФЗ

        «Об исполнении бюджета Пенсионного фонда Российской Федерации за 2020 год»

      • Указ Президента РФ от 26.03.2008 N 404 (ред. от 12.11.2021)

        «О создании фонда поддержки детей, находящихся в трудной жизненной ситуации»

      • Указ Президента РФ от 12.11.2021 N 650

        «О внесении изменений в состав Совета по общественному телевидению, утвержденный Указом Президента Российской Федерации от 30 октября 2018 г. N 617»

      • Указ Президента РФ от 11.11.2021 N 641

        «О внесении изменения в Порядок подготовки проектов правовых актов и поручений Президента Российской Федерации, проектов правовых актов Правительства Российской Федерации об определении единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) товаров, работ, услуг при осуществлении их закупок для государственных нужд, утвержденный Указом Президента Российской Федерации от 14 сентября 2020 г. N 558»

      Новый ФСБУ о документах и документообороте в бухучете: подробный обзор

      • Распоряжение Правительства РФ от 12.11.2021 N 3168-р

        «О внесении изменений в распоряжение Правительства РФ от 04.03.2021 N 540-р»

      • Распоряжение Правительства РФ от 10.11.2021 N 3151-р

        «О внесении изменений в распоряжение Правительства РФ от 19.03.2013 N 384-р»

      • Распоряжение Правительства РФ от 10.11.2021 N 3150-р

        «О проведении 8-го заседания Межправительственной Российско-Китайской комиссии по инвестиционному сотрудничеству в режиме видеоконференции»

      Приказ № 71 начинает действовать с момента вступления в силу постановления Правительства РФ о признании утратившим силу п. 1 прежних Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477).

      На кого распространяется

      Новый свод правил делопроизводства в органах власти должны применять:

      • федеральные органы государственной власти;
      • иные федеральные государственные органы;
      • органы государственной власти и иные госорганы субъектов РФ;
      • органы местного самоуправления.

      Новые правила делопроизводства для органов власти на единой правовой основе регламентируют:

      • правила создания документов;
      • технологии работы с ними;
      • организацию текущего хранения документов и подготовки к передаче в архив органа госвласти, органа местного самоуправления.

      Требования Приказа № 71 распространяются на бухгалтерскую, кадровую и другую специальную документацию в части:

      • общих принципов работы с документами;
      • подготовки документов к передаче на архивное хранение.

      В частности, Приказ № 71 определяет:

      • порядок документирования управленческой деятельности;
      • процесс организации документооборота;
      • процедуру управления документами в системе электронного документооборота;
      • порядок контроля исполнения документов (поручений).

      Также в Правилах подробно расписаны процессы подготовки документов к передаче на хранение в архив госоргана и выделения к уничтожению документов с прошедшими сроками хранения.

      Действие новых Правил делопроизводства в органах власти не распространяется на:

      • организацию работы с документами, содержащими государственную тайну;
      • ведение делопроизводства по обращениям граждан/организаций (этот вопрос регулирует Закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»);
      • организацию работы с запросами юридических и физических лиц о предоставлении информации о деятельности этого органа (данный вопрос регулирует Закон от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»);
      • организация работы с запросами граждан и организаций о предоставлении государственных/муниципальных услуг (этот вопрос Закон от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»).

      Национальный правовой Интернет-портал Республики Беларусь

      Напоминаем, что сдать вы его должны до 15 февраля. Постановление Правления Пенсионного фонда РФ от 25.12.2019 № 730п утверждает единый порядок сдачи отчетности.

      Совет Если вы приняли или уволили кого-то с работы — отчитаться надо не позднее следующего рабочего дня. Если изменений в штатной структуре не было — нулевой отчет не сдается.

      Какие сведения войдут в отчет за январь:

      • о заявлениях на форму трудовой книжки в январе 2021, если работники не написали их в 2020 году;
      • о тех работниках, по которым вы ни разу за 2020 год не передавали данные в ПФР (по состоянию на 1.01.2020 г);
      • о переводах, которые оформлены в январе 2021.

      Проверьте себя и уточните сроки сдачи кадровой отчетности в 2021 году.

      С 1.01 2021 сможете оформлять удаленку в чрезвычайных обстоятельствах — такие изменения внесли в ТК 2021. В данной ситуации обязательно не согласие работника, а локальный акт. В нем вы пропишете обоснование удаленки и распишете регламент работы. Тем, для кого удаленный режим не применим, оформляйте простой с оплатой ⅔ ставки.

      С нового года применяется постоянная и временная удаленка, также возможен комбинированный режим. Вводятся два основания для увольнения дистанционного работника:

      • невозможность продолжать работу по объективным причинам (переезд в другую местность);
      • работник не выходит на связь больше 2 дней.

      Важно! ТК в 2021 году прямо запрещает вводить дополнительные основания для увольнения дистанционного работника и уменьшать ему зарплату

      Об изменениях в Трудовом кодексе относительно дистанционной работы читайте подробнее здесь.

      Здесь тоже внесены изменения — утвердили право работодателя устанавливать любую форму общения, которая удобна обеим сторонам. Основное внимание уделите тому, чтобы впоследствии вы смогли доказать, что отправляли работнику корреспонденцию, и он ее получил.

      Упростили правила использования электронной подписи — усиленная квалифицированная ЭП применяется только при оформлении допсоглашений и договоров. В остальных случаях можно использовать простую ЭП.

      Разработайте ЛНА о переводе на временную удаленную работу в исключительных ситуациях и согласуйте его с профсоюзом. Официально установлено разрешение оформлять перевод работника на удаленную работу дополнительным соглашением к трудовому договору. Внесите в ЛНА способы взаимодействия с удаленными работниками:

      • колдоговоре;
      • трудовом договоре или допсоглашении к нему.

      Совет Трудовой договор на бумаге направляйте удаленному сотруднику, если он об этом попросит

      Подробнее об оформлении удаленного работника и разработке ЛНА о временной дистанционной работе читайте в этой статье.

      Инструкция по делопроизводству 2020

      Начальным этапом формирования номенклатуры дел выступает изучение созданных на предприятии комплексов локальных актов. В их число входят:

      • организационная структура и штатное расписание предприятия;
      • разработанные в предыдущие годы реестры дел;
      • описи дел временного и постоянного хранения;
      • при наличии — типовые номенклатуры дел;
      • правила организации, определяющие порядок документооборота и документирования на предприятии;
      • перечень документов, регламентирующих срок их хранения.

      Следующий этап — выбор схемы, по которой она будет формироваться. Применяются два основных варианта:

      1. Структурная схема. Используется в том случае, если организационная структура компании или учреждения является стабильной. Разделы реестра дел формируются для каждого подразделения организации на основе структуры и штатного расписания.
      2. Функциональная схема. Применяется в предприятиях с нестабильной организационной структурой. Разделами выступают отдельные функции (трудовые отношения, кадры, отчетность и другие) или направления работы компании (производство, охрана труда, строительство, ремонт и т. д.).

      Самостоятельные структурные подразделения предприятия в виде филиалов и представительств обязательно учитываются в номенклатуре дел. Обычно связанные с ними документы указываются в виде отдельных подразделов или разделов с указанием конкретного подразделения.

      При этом сотрудники представительства или филиала формируют собственную номенклатуру дел, которая затем предоставляется в головную организацию и становится частью общего перечня заголовков дел. Если организационная структура хозяйствующего субъекта предусматривает большое количество региональных подразделений, рекомендуется формировать типовой реестр дел представительств и филиалов.

      На предприятии нередко создаются общественные организации. Речь в данном случае идет о профсоюзах. Если подобное объединение зарегистрировано в качестве юридического лица, необходимо формирование индивидуального документального и архивного фонда. Как следствие, создается собственная номенклатура дел.

      Документы различных совещательных органов, создаваемых на предприятии, включаются в общий реестр дел организации. В качестве примера подобных структур можно привести ликвидационную комиссию или временную администрацию, которые формируются при осуществлении процедуры банкротства.

      Сейчас значительная часть документооборота происходит с применением электронного формата документов. Логичным следствием этого становится включение в номенклатуру дел электронных баз данных. Сроки хранения электронных документов не отличаются от бумажных, документация на электронных носителях включается на общих основаниях.

      Индексы дел

      Частой проблемой организации делопроизводства коммерческих компаний становятся трудности с индексацией дел. Они объясняются регулярными структурными изменениями, характерными для подобных хозяйствующих субъектов. Следовательно, возникает необходимость пересмотра существующей системы индексов. Общего решения не существует, поэтому в каждом конкретном случае внесение корректировок в индексацию дел происходит индивидуально.

      В Минтруде рассказали, что изменит закон об электронных кадрах

      Срок хранения архивных документов организации определяется действующей нормативно-правовой базой. Она формируется на основе ФЗ и перечней нормативных актов, разработанных Росархивом и Минкультуры.

      В номенклатуре дел срок хранения документа указывается в графе 4 с обязательным указанием нормативного акта, которым он устанавливается.

      Актуальность внедрения электронного документооборота во всех сферах жизни обусловлена следующими причинами.

      1. Масштабный переход госорганов и хозяйствующих субъектов на электронный документооборот.

      2. Рост объема документов, образующихся в деятельности организаций, и, соответственно, увеличение издержек на хранение и обработку бумажных документов.

      3. Требования к оптимизации бизнес-процессов в целях сокращения времени и удешевления процедуры.

      К сведению: стоимость информационного обмена в цифровом формате в 20 раз дешевле, чем при использовании аналоговых средств электронной связи, в 30 – чем при пересылке по почте, в 50 – чем при личном общении. Таковы данные, предоставленные Департаментом экономики и социальных вопросов Организации Объединенных Наций (Обзор «E-Government 2018»).

      Что касается Российской Федерации, в хозяйственной деятельности ежегодно создается порядка 1 млрд документов и 55 млрд фискальных чеков. Согласно данным, предоставленным разработчиками законопроекта об электронном документообороте, суммарные затраты хозяйствующих субъектов на создание, обработку и хранение бумажных документов ежегодно составляют 6 млрд человеко-часов. Общие затраты, связанные с бумажными документами, составляют около 3,5 трлн руб. – это 3,7% от ВВП страны за 2018 год.

      Законопроект об электронном документообороте преследует две цели:

      1. Формирование правового поля в сфере создания и использования электронных документов.

      2. Обеспечение возможности использования электронных документов на протяжении всего срока их хранения (в том числе при переходе на новые форматы).

      То есть законопроект регламентирует работу с электронными документами как таковыми – от их создания до корректировки и хранения.

      Возможность конвертировать электронные документы, хранить их, создавать юридически значимые дубликаты при соблюдении определенных требований будет предоставлена различным субъектам.

      Перечень лиц, имеющих право осуществлять деятельность по проведению конвертации электронных документов, созданию электронных и материальных дубликатов документов, хранению электронных документов, будет ограничен. Как следует из проекта закона, такую деятельность могут осуществлять:

      1) обладатель документа – в отношении документа, который он соответственно единолично подписал или который он получил, или обладатели документов совместно – в отношении документов, которые они вместе подписали (при этом хранить документы может любой из обладателей);

      2) юридические лица или индивидуальные предприниматели, имеющие соответствующую лицензию;

      3) иные лица без получения ими лицензии в случаях, предусмотренных федеральными законами.

      Таким образом, вступление в действие законопроекта даст импульс развитию рынка по предоставлению названных услуг. Особое внимание будет уделено регламентации деятельности профессиональных участников этого рынка, в частности, они будут обязаны получить лицензию. Появятся специальные требования по работе с электронными документами, предоставленных лицензиатам другими лицами.

      
      

      Похожие записи:

      • Отменят ли налог на машину в 2022 году
      • Авансовые плптежи на транспортный налог в Самарской области на 2022 год для юридических лиц
      • ГТО 9 класс нормативы в 2022 году