Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Введение сокращений и терминов в тексте документа по гост». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Захаров, доц. Петров, канд. тех н. наук Леонов, ин ж. Иванов и др. Наименование должности допускается сокращать только в тексте, например: «на собрании выступил гл. механик Силаев Л. П. » Причем слова «зам.», «зав.», «пом.», пишутся слитно (зав отделом, заве кладом, пом директора).
ГОСТ 7.54—88 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Представление численных данных о свойствах веществ и материалов в научно-технических документах.
ГОСТ 2.106-96 ЕСКД. Текстовые документы
Расстояние от верхней или нижней строки текста до верхней или нижней рамки должно быть не менее 10 мм.
Обязательность и особенности выполнения титульных листов оговорены в стандартах ЕСКД и СПДС на правила выполнения соответствующих документов.
Документирование управленческой деятельности. Бланки документов, оформление их реквизитов. Подготовка и оформление основных видов документов. Оформление документов, содержащих коммерческую тайну. Особенности работы с документами в электронном виде.
История развития и современное государственное регулирование делопроизводства. Оформление управленческих документов: реквизиты, бланки документов. Особенности языка и стиля служебных документов. Оформление организационных и распорядительных документов.
Заголовки следует печатать с прописной буквы без точки в конце, не подчеркивая. Переносы слов в заголовках не допускаются.
Округление числовых значений величин до первого, второго, третьего и т.д. десятичного знака для различных типоразмеров, марок и т.п. изделий одного наименования должно быть одинаковым.
Таблицу с большим количеством граф допускается делить на части и помещать одну часть под другой в пределах одной страницы.
Наименования разделов и подразделов записывают в графе «Наименование» в виде заголовков. Наименования разделов подчеркивают.
В формулах в качестве символов следует применять обозначения, установленные соответствующими государственными стандартами. Пояснения символов и числовых коэффициентов, входящих в формулу, если они не пояснены ранее в тексте, должны быть приведены непосредственно под формулой.
При большом объеме документа допускается разделять его на части, а части, в случае необходимости, на книги. Каждую часть и книгу комплектуют отдельно. Всем частям дают наименования и присваивают обозначение документа. Начиная со второй части, к этому обозначению добавляют порядковый номер, например: ХХХХ.331112.032Ф0, ХХХХ.331112.032Ф01, ХХХХ.331112.032Ф02, и т.д.
При наличии в техническом проекте деталей их записывают после сборочных единиц. Перед перечислением деталей помещают заголовок «Документация по деталям».
ВДЭ составляют на формах 3 и 3а приложения А. Все графы заполняют в соответствии с их наименованиями. Запись документов рекомендуется проводить в алфавитном порядке сочетания букв кодов организаций-разработчиков. В пределах этих кодов — в порядке возрастания классификационной характеристики, при одинаковой классификационной характеристике — по возрастанию порядкового регистрационного номера.
ГОСТ 7.1-2003 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическая запись. Библиографическое описание.
При изложении обязательных требований в тексте должны применяться слова «должен», «следует», «необходимо», «требуется, чтобы», «разрешается только», «не допускается», «запрещается», «не следует».
Если наименование разделов, подразделов написаны на нескольких строках, то номер страницы ставится на уровне последней строки.
Примечание — Допускается не разрабатывать ведомость разрешения применения покупных изделий, в этом случае в ведомость покупных изделий (ВП) в графе «Примечание» приводят запись: «Протокол № … от …».
Если наименование разделов, подразделов написаны на нескольких строках, то номер страницы ставится на уровне последней строки.
Документы внутри раздела рекомендуется записывать в алфавитном порядке сочетания начальных букв кодов организаций-разработчиков, в пределах этих кодов — в порядке возрастания классификационной характеристики, при одинаковой классификационной характеристике — по возрастанию порядкового регистрационного номера.
Нельзя использовать во взаимосвязанных текстах омонимичных сокращений и сокращений синонимов. Омонимичными являются сокращения, которые относятся к нескольким словосочетаниям. Например: РЛС радиолокационная станция и РЛС радиорелейная линия связи, ВОС волоконно-оптическая связь и ВОС взаимосвязь открытых систем и др.
ФОРМЫ ТЕКСТОВЫХ ДОКУМЕНТОВ И ОСОБЕННОСТИ ИХ ВЫПОЛНЕНИЯ
Понятие о документах, их значение. Виды бухгалтерских документов на предприятии, их классификация. Учет формирования и использования амортизационного фонда. Состав и расположение реквизитов документов. Ошибки, допущенные при оформлении документов.
Заголовки следует печатать с прописной буквы без точки в конце, не подчеркивая. Переносы слов в заголовках не допускаются. Если заголовок состоит из двух предложений, их разделяют точкой.
ГОСТ 7.12-93. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическая запись. Сокращение слов на русском языке. Общие требования и правила.
Единая система конструкторской документации. Правила нанесения надписей, технических требований и таблиц на графических документах.
Примеры стандартизированных сокращений:
Разделы должны иметь порядковые номера в пределах всего документа (части, книги), обозначенные арабскими цифрами без точки и записанные с абзацевого отступа. Подразделы должны иметь нумерацию в пределах каждого раздела. Номер подраздела состоит из номеров раздела и подраздела, разделенных точкой. В конце номера подраздела точка не ставится. ГОСТ 7.12—93 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическая запись. Сокращение слов на русском языке.
К стандартным аспектам языка делового письма относится унификация сокращений. Как правило сокращаются словосочетания, характеризующиеся высокой частотностью употребления. Сокращаются термины, названия организаций, известные правовые акты, своды законов, номенклатурные знаки самого различного свойства, текстовые обозначения и т. д.
ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Цвет шрифта должен быть черным, высота букв, цифр и других знаков – не менее 1,8 мм (кегль 14), абзацный отступ – 1,25 мм.
Буквенные (инициальные) сокращения (аббревиатуры), которые образованы из первоначальных букв каждого слова, например. ГУМ, ВТЭК, МВД и т. д. Почти все инициальные сокращения пишутся с прописной буквы (за исключением тех, которые превратились в самостоятельные слова, например, загс, вуз).
Перед каждой позицией перечисления следует ставить дефис или при необходимости ссылки в тексте документа на одно из перечислений, строчную букву, после которой ставится скобка.
Условные графические сокращения для обозначения должностей, географических понятий, промежутков времени, количественных определений, названий городов, сел, деревень, областей, районов, улиц, проспектов и т. п.
Приложение Б (справочное). Пример заполнения поля 4 титульного листа на книгу
Основную часть текстового документа следует делить на разделы (главы), подразделы (параграфы) и пункты. Пункты, при необходимости, могут делиться на подпункты.
При написании даты смешанным способом (словесно-цифровым и буквенным) слово «год» пишется буквой г., например, 22 мая 1996 г.
Названия ученых степеней, званий или профессий могут сокращаться в тексте непосредственно перед фамилиями. Примеры 1 Прибор для измерения напряжения — вольтметр. 2 Радиопередающее устройство — передатчик. 3 Связь между подвижными объектами — подвижная связь.
5 ВЕДОМОСТЬ ССЫЛОЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Сложносокращенные слова сложного типа, например, колхоз, совхоз, теплоход, Ростсельмаш, Главморпуть и т. д.
Требования, специфические для некоторых видов текстовых документов (например эксплуатационных документов), приведены в соответствующих стандартах.
Заголовки следует печатать с прописной буквы без точки в конце, не подчеркивая. Переносы слов в заголовках не допускаются.
Сокращение должно быть понятно всем, читающим документ. Поэтому при первом употреблении сокращения в тексте оно должно быть расшифровано в скобках, а затем быть представлено в сокращенном виде.
При необходимости введения краткой и (или) сокращенной формы термина, она приводится в терминологическом стандарте отрасли после стандартизованного полного термина.
Настоящий стандарт устанавливает общие требования к структуре и правилам оформления научных и технических отчетов, а также правила для тех случаев, когда единая процедура оформления будет содействовать обмену информацией, совершенствуя обработку отчета в информационной системе.