Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно пришить вкладыш в трудовую книжку». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Трудовое законодательство РФ требует от кадровых служб российских фирм-работодателей использования в определенных случаях вкладышей в трудовых книжках. При этом вкладыши и основной документ должны быть объединены физически — путем сшивания, а также юридически — посредством проставления необходимых реквизитов на книжке и регистрации данных о вкладыше в специальной книге учета.
Первый вопрос, который возникает у специалистов-кадровиков, когда заканчиваются разделы в трудовой книжке: действительно ли необходимо вкладыш именно вшить в основную книжку или его можно просто вложить в нее или же использовать отдельно? П.
Сталкиваясь с ситуацией, когда в трудовой книжке закончился один из разделов, ряд кадровиков совершает типичные ошибки, нарушающие требования Правил по ведению и хранению трудовых книжек.
Правила оформления вкладыша в трудовую книжку
Главное, если проставляется штамп, то он должен быть заполнен. Эта запись должна содержать данные вкладыша. Серия и номер могут отличаться в зависимости от даты выпуска. Обычно это семь цифр и две или три буквы серии. Вкладыши, приобретенные после 2010 года, имеют серию ВТ-I, а до 2003 года – АТ, а цифровая кодировка в таких вкладышах и трудовых книжках состоит из римских цифр.
Обязанность по вшиванию недостающих страниц возлагается на руководителя компании и представителя кадрового отдела.
На лицевой части вкладыша указывается информация о трудящемся, в частности: Ф.И.О., дата рождения, образование, профессия, дата заполнения. Кроме того, есть место для подписи сотрудника и печати организации.
Главный документ для любого работника — трудовая книжка. Она хранит в себе все карьерные взлеты и падения: информацию о приемах на работу, увольнениях, переводах, награждениях и прочих фактах профессиональной деятельности сотрудника.
Законодательство РФ плохо регламентирует тонкости оформления и оборота трудовых книжек (ТК), что оставляет много вопросов без ответов.
Заполнение вкладыша производят по правилам, которые применяют в отношении трудовых книжек. На факт наличия вкладыша в самой трудовой должен указывать штамп работодателя с приведением сведений о серии и номере бланка.
Вкладышей в трудовой может быть несколько. При заведении каждого из них на первой странице книжки ставится штамп (или делается запись) «Выдан вкладыш» и проставляются его серия и номер.
Пришить вкладыш. Для этого он раскрывается посередине, в сгибе делаются 4 прокола. Такие же симметричные 4 прокола делаются в трудовой на месте вшивания вкладыша.
Эти действия в обязательном порядке фиксируются. Однако вполне возможна ситуация, когда записей настолько много, что свободного места не хватает.
Правительство РФ в постановлении от 16.04.2003 г. № 225 раскрыло порядок действий работодателя в ситуациях, когда пустые страницы одного из разделов трудовой книжки закончились.
Например, не указывается, в какое именно место требуется его подшивать: в конец документа, середину на разворот или на одну из начальных страниц.
Когда в трудовой книжке заканчиваются свободные страницы для внесения сведений о выполняемой работе, сотрудник кадровой службы должен завести вкладыш.
Официальных фото- и видеоматериалов данному вопросу не посвящено. Одна из причин тому — законодателем не установлено каких-либо императивных правил, регламентирующих процедуру вшивания, то есть кадровики могут вшивать вкладыш так, как им удобнее. Очевидно, что информация о том, как подшить вкладыш в трудовую книжку с фото, будет менее информативной, чем такие же данные с видео.
То есть если работник заводит вторую трудовую книгу, то автоматически он начинает противоречить главному акту нашей страны о труде.
Постановлении Правительства за номером 225, где указаны некоторые нюансы, связанные с трудовыми книжками. Этой статьей регламентируется сама возможность вшивания бланка в ТК, но только в том случае, если не осталось свободных страниц.
То есть если работник заводит вторую трудовую книгу, то автоматически он начинает противоречить главному акту нашей страны о труде.
Трудовая книжка — это документ, который подтверждает стаж и профессиональный опыт гражданина. В дополнение к ней есть вкладыш. Разберемся, для чего он нужен, как его правильно заполнить и хранить, а также что ждет работодателя за утерю.
Вкладыш — это продолжение книжки, поэтому титульные листы двух документов должны быть идентичными. Требования к бланкам одинаковые. Если кадровик допустил ошибки при заполнении, скреплении, их нужно исправить. В противном случае у сотрудника возникнут трудности при оформлении пенсионных пособий, получении льгот.
Вкладыш требуется именно вшить. Приклеивать, вкладывать, закреплять на скрепку, его нельзя. Данное требование содержит п. 38 Правил № 225.
Он заполняется нанимателем по основному месту трудоустройства. Если сотрудник работает по совместительству у другого работодателя, вторая трудовая книжка не заводится. Эти сведения могут быть внесены основным нанимателем по просьбе гражданина.
Страницы необходимо пронумеровать, продолжая нумерацию трудовой книжки. Сведения о деятельности вносятся так же, как в основной документ.
Если не подшить вкладыш, он признается недействительным. После окончания какого-либо из разделов в трудовой книжке обязательна подшивка в нее вкладыша.
Сами бланки, как и документы строгой отчётности, приобретаются предприятием и должны учитываться бухгалтерией в качестве документов строгой отчётности.
Иногда возможны ошибки. Вот некоторые из них:
- Дополнительный бланк подшили неправильно. В этом случае его уничтожают, а на это место подшивают другой экземпляр.
- Иногда при неправильном подсоединении отсутствует возможность отсоединения. Один из возможных случаев — вкладыш был не подшит, а подклеен. А это не разрешено делать. Для исправления придётся выписывать дубликат документа и заново присоединять новый бланк.
- При заполнении допущены орфографические ошибки. Их можно исправить установленным образом или отсоединить вкладыш и установить новый.
Ответственность за неправильное хранение вкладышей
Когда необходимо подшить вкладыш в трудовую книжку? Как вшивается вкладыш в трудовую книжку (нужно ли это делать и куда прошить)? Как пришить вкладыш в трудовую книжку — образец с видео и фото Как вшивать вкладыши в трудовую книжку: типичные ошибки Когда необходимо подшить вкладыш в трудовую книжку?
Вкладыш — это неотъемлемая часть трудовой книжки. Он используется в том случае, если заполнены все страницы того или иного раздела. Вкладыш без основного документа недействителен, поэтому задача кадровика — объединить оба источника так, чтобы они были с материальной точки зрения единым документом. Это осуществляется путем вшивания вкладыша в книжку.
Если это случается, то работодатель (кадровик) должен оперативно реагировать на данный факт путем дополнения ТК соответствующим вкладышем. Вроде бы простое действие, но оно вызывает некоторые вопросы.
Далее нужно зарегистрировать сведения о начале использования вкладыша в специальной книге учета, которая ведется по форме, утвержденной приложением № 3 к постановлению Минтруда от 10.10.2003 № 69.
Инструкция (как, что, куда) По длительности вшивание 1 страницы (листа) может занять 15 минут, но и здесь есть ряд тонкостей, на которые следует обратить внимание.
В случае смены работником имени, фамилии, отчества, это также фиксируют при оформлении документа. Например, одна из работниц вступила в официальный брак и поменяла свою фамилию уже после того, как для нее был оформлен вкладыш.
Законодательством не дано четких определений о том, в какую часть трудовой необходимо вшить вкладыш или какие нитки при этом нужно использовать. Свободное место закончилось на записи под номером 14. Во вкладыш запись вносят под номером 15, а не 1.
Штамп, как правило, ставится на странице книжки, которая примыкает к обложке, или на титульном листе документа, но при условии, что имеющиеся на нём записи не будут искажены.
Вкладыш в трудовую книжку необходимо вшивать исключительно по завершении свободных страниц в основном документе. Это происходит в случае частой смены мест работы владельцем книжки. Как правило, ответственным лицом за правильное оформление и ведение вкладыша является сотрудник кадровой службы отдельно взятого предприятия.
Затем кадровый работник готовит шило, ножницы, иголку, нитки черного или белого цвета. Бланк разворачивают посередине, трудовую книжку – на последнем развороте.
Порядок заполнения и оформления трудовых книжек отражен в Правилах, утвержденных Постановлением Правительства от 16.03.2003 № 225. В п.
Пункт 39 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства № 225 от 16.04.2003 г. (далее – Правила), разрешает ставить отметку о выданном бланке как от руки, так и в виде печатного штампа. Прямых запретов использовать оба этих способа нет.
Разные ошибки во время вшивания Иногда случается, что бланк пришит не в том месте, или же новый бланк заполнен не правильно.