Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Новый гост кадровых документов с 1 июля 2019 года». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Что должно быть в нем написано и как оно выглядит? Здесь специальных правил нет. Текст может быть напечатан на компьютере или оформлен старым проверенным способом — от руки на листке бумаги. Стиль изложения просьбы должен быть деловым, а текст по структуре соответствовать официальному документу.
Фактически этим документом чиновники вводят в работу кадровиков новый «Национальный стандарт Российской Федерации.
Новый гост кадровых документов с 1 июля 2018 года
Что включает в себя кадровое делопроизводство? Каждое «движение» должно быть учтено и зафиксировано – начиная с найма новых работников, оформления личных дел и карточек, больничных и письменных обращений, кончая переподготовкой персонала и увольнением.
Сейчас делопроизводство находится в переходном этапе от бумажного вида к цифровому. Часть документации можно вести в электронном виде, существуют квалифицированные защищенные подписи. Тем не менее, пока большая часть деятельности кадрового специалиста представляет собой работу с бумагами.
Копии скрепляются и на завершающей странице ставятся отметки «Верно» или «Копия верна». При этом снятые копии нужно сшить и скрепить подписью и печатью с указанием количества листов. После этого ответственное лицо указывает свою должность ставит подпись и делает ее расшифровку.
Обратите внимание, что существует судебная практика, указывающая на возможность не подтверждать стаж уволенных сотрудников копиями их трудовых книжек при подаче документов в ФСС на возмещение пособий (например, Определение ВС РФ от 08.11.2019 № 302-КГ17-16190).
Приказ, изданный, неуполномоченным лицом, оформленный в несоответствии с требованиями законодательства или составлен на основе документов с нарушением нормативных правовых актов, не имеет юридической силы и является недействительным».
Предисловия к ГОСТ Р 7.0.97-2016). А в некоторых положениях он противоречит указаниям, данным Минфином (письмо от 29.10.2015 N 03-02-РЗ/62336) и ФНС (письмо от 02.10.2012 № АС-4-2/16459). По мнению контролеров, печать должна проставляться так, чтобы заходить на бумажную наклейку, личную подпись и ФИО лица, заверяющего документ.
Он распространяется на организационно-распорядительные документы: постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.
По требованиям предыдущего стандарта использовали 30 различных реквизитов. Большинство реквизитов не поменяется, и общее число остается 30. Но часть их объединили, некоторые убрали и добавили несколько новых.
До 1 января 2019 года, учитывая повышение федерального и регионального МРОТ, надо пересчитать пособия и пересмотреть заработную плату, если она ниже «минималки».
Минимальный размер оплаты труда
C начала 2019 года произошли 30 изменений в кадрах. Тех, что грозят высокими штрафами, меняют порядок вашей работы или закрывают «провал» в законе — восемь. Эксперты журнала «Справочник кадровика» подготовили проверочные вопросы, которые покажут, все ли принципиальные нововведения вы отследили и знаете ли, как их правильно применить.
Ее нужно поставить в месте, где в бумажной версии поставили бы обычную подпись. В реквизите обязательно должны присутствовать несколько элементов.
На смену ГОСТу Р 6.30-2003 приходит ГОСТ Р 7.0.97-2016. Применять ли его для оформления организационно-распорядительных документов, компания решает самостоятельно.
На копиях для внутреннего пользования ставят «Верно», указывают должность заверяющего и дату заверения.
Одна из ключевых поправок, затрагивающих интересы работников и работодателей, — повышение минимальной величины оплаты труда с 1 января до уровня прожиточного минимума трудоспособных по России. Ежегодно, начиная с 1 января 2019 года, МРОТ равен величине прожиточного минимума трудоспособного населения по России за 2 квартал предыдущего года.
Понятие, виды, обстоятельства и причины заключения срочного трудового договора, о чем необходимо помнить, составляя текст срочного трудового договора. Что необходимо сделать и предпринять, если очень «хочется» заключить срочный трудовой договор?
Во избежание споров контролирующими организациями советуем вам все же выдачу копий не откладывать на последний день.
Сбор и анализ информации о физическом лице. Формирование материалов и досье на сотрудника, позволяющие убедить его уволиться.
На копии, сделанной ответственным лицом работодателя, должны быть проставлены:
- Надпись «Верно».
- Должность, подпись ответственного лица и ее расшифровка.
- Дата заверения.
- Указание места хранения оригинала документа, с которого сделана копия.
Это основной документ, упорядочивающий количество и трудовые функции персонала. В него можно вносить любое количество изменений, которых потребует ситуация.
За копией трудовой книжки может обратиться сам сотрудник. Для этих целей он пишет заявление на имя руководителя с просьбой выдать заверенную в должном порядке копию трудовой книжки. При этом работник не обязан пояснять причину, по которой ему понадобился документ. Часто такой документ предоставляется в банки для получения кредитов или в органы соцзащиты для получения некоторых льгот или пособий.
Если количество персонала недостаточно для создания отдельной структуры, а совместитель не будет справляться с объемами работы, необходимо выделить отдельную штатную единицу специалиста по кадровому делопроизводству.
Снимаются ксерокопии всех страниц трудовой книжки, начиная с самой первой, где указаны фамилия, имя, отчество и другие данные работника.
На оборотной стороне последнего листа концы нити «пломбируются» бумажной наклейкой с указанием количества сшитых листов.
- Заверяющую подпись проставляет лицо, уполномоченное на это внутренними документами работодателя или его доверенностью (или непосредственно сам руководитель).
- Если компания не применяет печать, ее проставление на копии не обязательно. Юридическую силу дубликат от этого не потеряет.
Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).
По новому ГОСТу есть два варианта отметок на копии документа. Какой вариант выбрать, зависит от того, кому нужна копия — внутренним или внешним пользователям (п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016). Для внутреннего пользования: на копии, например для руководителей подразделений, достаточно написать «Верно», указать должность того, кто ее заверяет, поставить подпись с расшифровкой и дату, когда она заверена.
Реквизит «Дата документа» (10). Если месяц в документе обозначают словом, а не цифрами, день можно написать без нуля.
Рекомендации Роскомнадзора по составлению документа, определяющего политику оператора в отношении обработки персональных данных. Как подготовиться к проверке Роскомнадзора.
Ограничения на привлечение к работе иностранцев 2019. Запрет использование иностранцев в отдельных видах деятельности в 2019 году, что важно знать и какие действия необходимо предпринять, чтобы не нарушить закон.
Если у ООО в соответствии с уставом в принципе нет печати, то копия заверяется без нее. Аналогично заверяет копии и ИП, не использующий печать.
Кадровое делопроизводство важнейшая составляющая организации, доверив эту работу человеку неопытному, может стать чревато рядом допущенных ошибок, которые, в свою очередь, могут привести к административной и материальной ответственности предприятия перед проверяющими органами.
Что делать, если у вашего работника запросили копию кадрового документа? Алгоритм действий прост, но определенные установленные законом правила все же существуют. Рассмотрим новые правила оформления и заверения копии на примере выдачи ксерокопии трудовой книжки.
Увольнение беременных женщин, руководителей организаций, совместителей, иностранных работников: законные процедуры расторжения договора.
Основное новшество состоит в том, что предъявляются разные требования к заверению в зависимости от цели изготовления копии документа (выписки из документа).
С 1 июля 2018 года начнет действовать новый ГОСТ Р 7.0.97-2016. Он установит новые плавила для заверения трудовых книжек.
Трудовая инспекция (ГИТ) проводит не только плановые, но и внеплановые проверки и может нагрянуть в любое время с требованием предъявить всю документацию, предписанную законом. Если перед вами поставлена задача привести КДП предприятия в порядок, но есть сомнения в собственной компетенции, следующий раздел — для вас.
Таким образом, учитывая противоречия и рекомендательный характер нового ГОСТ, при заверении копий документов для ФНС лучше пользоваться указаниями контролеров. Другие требования к документам, введенные новым ГОСТ Новый перечень реквизитов Появился “гриф ограничения доступа к документу” с ограничительной надписью, например “Конфиденциально” или “Коммерческая тайна”.
Предварительная подготовка Новые правила по трудовым книжкам в России с 1 июля не меняют порядок осуществления такой процедуры: прежде чем заверить копию, следует проверить, наделено ли должностное лицо, которое будет подписывать документ, такими полномочиями.
Изменения законодательства с 1 июля 2019 для кадровой службы
Эти действия производятся при создании копии как для внутреннего, так и для внешнего пользования. Далее начинаются различия.
Бланк приказа С 1 июля 2019 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация.
После этого ответственное лицо указывает свою должность ставит подпись и делает ее расшифровку. Далее указывается следующий по очередности номер записи, записывается текущая дата. Затем фиксируется следующая фраза: «Продолжает работать по настоящее время».