Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сколько нужно хранить документы о закупках». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Перечни являются нормативными документами при определении сроков хранения и отборе архивных документов для их дальнейшего хранения или уничтожения.
Но даже если срок окончания договора в нем прямо указан, стороны могут изменить его (сдвинуть ближе или дальше либо сделать неопределенным, например, привязав к какому-либо событию). Обычно это оформляется дополнительным соглашением, которое становится неотъемлемой частью договора .
Как подготовить документы к тендеру?
Заказчик вправе самостоятельно регламентировать перечень и период сохранности регистров госзаказа. Для этого ответственному работнику необходимо подготовить внутренний приказ, регулирующий сохранность материалов по контрактной деятельности учреждения.
Заявки на участие в тендере принимаются в запечатанном конверте, который вскрывается тендерной комиссией только после окончания приема заявок, в день начала торгов.
Они допускаются уже на первой стадии при составлении и подачи заявки. Если знать их и учитывать, то можно научиться на ошибках других и успешно участвовать в тендерах, получая заказы. Что учесть в первую очередь Многие сталкиваются с проблемой запрета на привлечение субподрядчика для выполнения определенных видов работ из-за того, что не указано в документах кто и как должен их выполнить. Так, например, согласно п. 3.8 Регламента организации и проведения открытых аукционов в электронной форме для размещения заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд, разработанного электронной площадкой ЗАО «Сбербанк-АСТ» в 2012 году, хранение электронных документов осуществляется на электронной площадке оператора в течение 10 лет.
Таблица: сколько хранить различную документацию по закупкам
Также предусмотрен протокол отказа от заключения контракта со стороны заказчика, который необходим на случай, если последний столкнулся с необходимостью это сделать уже на этапе подписания.
В соответствии со ст. 272 Перечня 1 государственные, муниципальные контракты на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг имеют два срока хранения: 5 лет ЭПК, а по крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам — постоянно. В то время как в соответствии со ст. 832 Перечня 2 государственные контракты и договоры на выполнение работ имеют только один срок хранения — постоянно.
Для того чтобы принять участие в розыгрыше тендера, необходимо подготовить пакет документов:
- Заявка на участие, оформляемая согласно типовому образцу в составе конкурсной документации по 44 ФЗ
- Выписка из ЕГРЮЛ или ее заверенная нотариально копия — не старше 6 месяцев на момент подачи заявки
- Документы, подтверждающие полномочия участника тендера — это может быть Устав предприятия, протокол заседания, на котором был избран директор компании-участника, либо нотариально заверенная доверенность на представителя директора
- Заверенные копии учредительных документов
- Декларацию за прошедший год
- Копии контрактов или иные документы, свидетельствующие о соответствии участника требованиям, заявленным со стороны организатора
- Сертификат банковской гарантии
- Коммерческое предложение
- В случае, когда речь идет о строительном или ином сложном производственном тендере, коммерческую часть заявки необходимо подкреплять техническими аспектами. Это может быть мини-проект, эскиз, технические характеристики и др.
Как долго необходимо хранить документы, связанные с проведением закупок и что входит в этот список?
Также приказом утверждается перечень документации, которую будет хранить заказчик, и состав экспертной комиссии, ответственной за порядок учета таких материалов.
Согласно законодательству РФ, при выборе поставщика услуг или товаров для государственных органов обязательно должны проводиться тендеры. Такие закупки можно считать взаимовыгодными: заказчик может выбрать контрагента, который предоставит товар либо услугу по выгодной цене, а исполнитель может подписать очень выгодный контракт на большой объем работ.
Какие-либо комментарии со стороны федерального органа исполнительной власти по рынку ценных бумаг по данному вопросу в настоящее время отсутствуют!
Минэкономразвитие разъясняет как правильно устанавливать сроки хранения для конкурсной и аукционной документации.
Заказчики обязаны хранить архивные документы. Об этом сказано в части 1 статьи 17 Закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ.
Система менеджмента качества Положение о структурном подразделении «Контрактная служба» Разработчик: Н. П.
Данным постановлением предусмотрено, что сроки хранения документов, подтверждающих права общества на имущество, находящееся на его балансе, а также внутренние документы общества определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Федеральной архивной службой России от 06.10.2000.
Система менеджмента качества Положение о структурном подразделении «Контрактная служба» Разработчик: Н. П.
В соответствии с п. 2 ст. 89 Федерального закона «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Общество хранит документы, предусмотренные пунктом 1 настоящей статьи, по месту нахождения его исполнительного органа в порядке и в течение сроков, которые установлены федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг».
При этом заказчик своим регламентом вправе расширить перечень документов и увеличить сроки их хранения.
Общие правила оформления документации по 44 ФЗ
При этом заказчик своим регламентом вправе расширить перечень документов и увеличить сроки хранения (ч. 3 ст. 6 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, подп. 5.2.6 постановления Правительства РФ от 20 июля 2011 г. № 590, письмо Минэкономразвития России от 6 апреля 2015 г. № Д28и-894).
Сам процесс сшивания несложен, но проводить его следует аккуратно, чтобы не повредить сам документ и не испортить его внешний вид. Неаккуратно сшитые и смятые листы, скорее всего, создадут у комиссии негативное представление о заявителе. Все листы должны быть пронумерованы в обязательном порядке. Если на них сохранились скрепки или скобки, их нужно удалить.
Форма 2. Разработка для Заказчика. Заполнение для участника. Тендерное сопровождение по всей России.
В пунктах 272-279 Приказа Минкульта также затрагивается хранение документации по закупкам. Согласно данной норме, все закупочные регистры надлежит хранить минимум 5 лет, за исключением материалов по крупным и особо крупным заказам, которые должны сохраняться не менее 10 лет.
Если начало срока действия договора в его тексте не оговорено, а дата подписания его каждой из сторон не указана, то он начнет действовать с даты, указанной в преамбуле.
Заказчик имеет право запросить у участников тендера лицензии на осуществляемую деятельность и другие разрешительные документы.
ПРЕЗЕНТАЦИЯ «Актуальные вопросы кадрового обеспечения системы закупок. Профессиональные стандарты в сфере закупок» БОРОВЫХ Юлия Сергеевна 18 декабря 2015 г.
Таблица административных штрафов за нарушение законодательства в сфере закупок п/п Вид нарушения Статья КоАП Размер штрафа, руб.
Кредитное учреждение отслеживает все операции по счету и передает данные заказчику. Банковское сопровождение регламентировано от 20.09.2014 № 963.
Заключение контрактов по результатам указанных аукционов осуществляется на таких электронных площадках.
Сроки хранения договоров определяются по перечням документов со сроками хранения, которые бывают двух видов: типовые и ведомственные. Типовые перечни содержат документы, которые характерны для многих организаций. Ведомственные перечни разрабатываются для документов, характерных для определенных ведомств.
СРОК ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ПО 44 ФЗ
Министерство экономического развития Российской Федерации КОНТРАКТНАЯ СИСТЕМА Частный сектор Государственный сектор руб.
Новый Перечень такого указания не содержит. Но при этом не следует забывать, что Перечень 2010 утвержден приказом Минкультуры России, и этот приказ зарегистрирован Минюстом России 08.09.2010 № 18380, что, безусловно, придает документу нормативный характер. Вопрос: Где должны храниться оригиналы госконтрактов по закупкам по Федеральному закону от 05.04.2013 г.
В перечень документов, которые относятся к закупкам, входят прежде всего конкурсная документация, протоколы, аудиозаписи, запросы цен и полученные предложения. К нему также относятся извещения, запросы разъяснений, уведомления, заявки, сводные заявки, технические задания, графики — календарные планы. Что касается поручений руководства организации структурным подразделениям и документов по их выполнению, то их следует хранить 5 лет ЭПК (ст. 7 Перечня 2010), причем, согласно примечанию к ст. 7, срок хранения поручений, оформленных визой на документе, соответствует сроку хранения документа.
Документы, необходимые для открытого конкурса
Используя привычные офисные приложения, такие как MS Excel и MS Access, задачи по ведению учета и регистрации договоров в целом решить можно.
Договоры — это именно те документы, которые подтверждают ваши взаимоотношения с контрагентами по различным направлениям деятельности организации, будь то поставка канцтоваров или приобретение предприятия.
Порядок сохранности документальных материалов прописан также в следующих нормативно-правовых актах:
- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
- Приказ Министерства культуры № 558 от 25.08.2010.
Заказчик готовит извещение, которое должно быть составлено в соответствии с требованиями ст. 42 44-ФЗ, а также документацию в соответствии с требованиями ст. 50, 64, 87 44-ФЗ. При этом он вправе вносить изменения в документацию, но обязан публиковать извещение о вносимых правках. Неотъемлемой частью документации является:
- Проект контракта (по требованиям ст. 34 44-ФЗ). Следует помнить, что на определенные работы, услуги разработаны типовые формы, все они размещены в ЕИС .
- Техническое задание. Оно составляется согласно правилам описания объекта закупки, которые указаны в ст. 33 44-ФЗ.
- Обоснование начальной (максимальной) цены контракта, определенное методами, указанными в ст. 22 44-ФЗ.
- Проектно-сметная документация (при выполнении подрядных работ).
Далее документация готовится к архивированию или уничтожению согласно перечню и положениям делопроизводства заказчика.
Есть исключения, они установлены законом. В Казначейство в общем порядке не подают информацию о закупках, которые составляют . Не включаются также данные о закупках на сумму до 100 000 рублей и другие, определенные 44-ФЗ и 223-ФЗ.
Типичные нарушения в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд. ответственность.