Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Когда в приказах по личному составу допускаются в номере приказа». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Бывает, что вы приходите на новую работу, а до вас кадровое делопроизводство велось от случая к случаю, и вы получаете «в наследство» приказы с номерами 1,2,6,8,15 и так далее. Пропущенных приказов нет и возможности восстановить их тоже нет. Как быть?
По правилам Госстандарта для приказов используют стандартные бумажные листы А4, которые заполнены машинописным способом.
Вопрос 3. Приказы по личному составу
Исключение из общего правила составляют государственные и муниципальные образовательные учреждения, заново начинающие нумеровать распорядительные документы в начале учебного, а не календарного года. В этом случае отсчет ведется с 1 сентября, а не с 1 января, как обычно.
Крайние даты дела определяются по дате первого и последнего приказов, которые сгруппированы в деле, и обозначаются арабскими цифрами: «Начато: 02.01.2009», «Окончено: 31.12.2009».
Количество листов внутренней описи дела проставляется в листе-заверителе после составления внутренней описи.
Сколько времени он находится в архиве, зависит от того, краткосрочный ли он (5 лет хранения), или долгосрочный (75 лет).
Во время работы в организации накапливаются распорядительные документы, в том числе — приказы по личному составу. Это распоряжения разных типов и с разными сроками хранения, регулирующие трудовые отношения работодателя и персонала.
Приказы по личному составу – это распоряжения о приёме на работу, увольнении, переводе на другую должность (или место), об оформлении отпусков и командировок, выплатах премий, дисциплинарных взысканиях и т.д. Иными словами, все предписания, имеющие прямое отношение к кадровым вопросам.
Обязательными являются также отметки об ознакомлении с приказом всех названных в нем лиц (ст.18 Трудового кодекса РФ), которые оформляются по образцу визы и могут включать фразу «С приказом ознакомлен». В сводных и сложных приказах отдельные пункты могут иметь индивидуальные сроки вступления в силу. Если срок специально не оговаривается, то приказ вступает в силу с момента его подписания.
Документы, которые имеют значение для организации, отображаются в специальном журнале. Чтобы он имел юридическую силу, к оформлению требуется подойти со вниманием.
Что вполне логично, ведь именно размером организации, сложностью ее структуры и количеством сотрудников обычно и определяется объем кадровой документации.
Текст приказа состоит из одной распорядительной части, которая может быть разбита на пункты. Действие обозначается глаголами (слово ПРИКАЗЫВАЮ отсутствует), которые пишут от нулевого положения табулятора подписанными буквами. Приказ по личному составу может быть простым и сложным. В простом приказе оформляется только одно распорядительное действие. Если оно совершается с одним работающим, приказ называется индивидуальным, а если действие распространяется на несколько работающих, то приказ считается сводным. Далее приведен пример Индивидуального приказа по личному составу.
Ваш вопрос меня улыбнул. Дело не в том в какие папки что класть, а в том чтобы знать какой документ и где быстро найти для руководства. Могу сразу сказать, что при сдаче документов в архив прийдется все равно все документы перешивать в соответствии с наставлениями по архивному делопроизводству.
Приказы по личному составу – их формирование и хранение
На все распоряжения, связанные с кадровым составом, делаются описи – сопроводительные записки, представляющие собой их краткое описание. Опись позволяет при необходимости оперативно найти нужные данные.
Внести запись в ТК будет не так уж и просто, т. к. блок записей Вашей организации закрыт подписями и печятью. Придётся открыть блок записей снова, шапка и далее нумерованная запись о признании записи № . не действительной.
Существуют обязательные приказы по основной деятельности, регламентирующие охрану труда, но это тема отдельной статьи.
Внести запись в ТК будет не так уж и просто, т. к. блок записей Вашей организации закрыт подписями и печятью. Придётся открыть блок записей снова, шапка и далее нумерованная запись о признании записи № . не действительной.
Я бы никакие документы задним числом в компании не оформляла. Вы можете упустить незначительные (на ваш взгляд) нюансы, которые могут перерасти в большие проблемы. Я считаю, что нужно делать документы с того момента, как вы обнаружили их отсутствие. В случае проверки вы будете говорить, что действительно, документы должны были сделаны ранее, но мы исправились и сделали их позднее.
При переводе на другую работу — новая должность и подразделение, вид перевода (для временных переводов — с указанием продолжительности), причина перевода (в полном соответствии с требованиями КЗоТ), изменение оплаты труда (если оно возникает).
В публикациях работников Государственной архивной службы РБ предлагается каждое действие одного приказа нумеровать самостоятельным номером в валовом порядке: 1, 2, 3 и т.д. Это несколько отличается от предлагаемой нами системы нумерации.
В противном случае итоговая запись будет не точно отражать количество документов, содержащихся в деле. Предположим, в деле находится 125 приказов по личному составу. Если каждое действие на каждого работника нумеровать отдельным номером в валовом порядке, то количество действий никак не будет отражать количество документов дела, так как будет значительно больше.
Декларация о негативном воздействии на среду — это обязательный документ, который предоставляется в Росприроднадзор для определения размера платы за негативное воздействие на природу.
Законодательством не установлена единая форма для заполнения журнала, обязанность разработать бланк документа.
Компании с небольшой численностью персонала могут применять простейшую нумерацию — цифровой код и через разделительный знак буквенный шифр.
Приказы по личному составу, что это за приказы: правила составления
Крупной компании с большим количеством работников и видовым многообразием приказов придется разработать специальную систему нумерации, закрепив ее во внутрифирменном локальном акте.
Подготовкой проекта распоряжения занимается, как правило, работник отдела кадров организации или назначенный отвечающим за кадровое делопроизводство в подразделении сотрудник. Использование готовых унифицированных форм или образцов, разработанных на предприятии, позволяет сократить время на написание документа до минимума.
Далее в речевой модели указываются наименование должности, специальности или профессии строго в соответствии со штатным расписанием предприятия, наименование структурного подразделения, дата начала трудового договора, условия оплаты труда и дополнительные условия, которые оговариваются в случае необходимости при заключении трудового договора.
Работник уволился по собственному желанию. Уже сделали запись в трудовую книжку. В последний день всё отменилось. Как быть?
Сделали запись в трудовой об увольнении заранее?? ? Гнать такого кадровика. . А запись аннулировать следующей записью. Ни в коем случае ничего не подтирать, не зачеркивать и не замазывать.
Статьи и советы по делопроизводству и архивному делу, работе секретаря и помощника. Шаблоны документов, подарки и акции.
В России законодательно не закреплены правила нумерации приказов. Организации вправе сами решать, как её следует оформлять. Так, например, многие крупные компании разделяют их в зависимости от разновидности (увольнение, перевод, отпуск и т.д.), присваивая им индексы, состоящие не только из цифр, но и из букв (например, «у» обозначает увольнение).
Согласно нашему закону, мы обязаны вести учет военнообязаных граждан. Это большая и серьезная работа. Учет может вести отдельный человек, а может быть сотрудник отдела кадров, на которого возложены данные обязанности.
Об оформлении и согласовании проектов приказов
Список распоряжений, касающихся личного состава, достаточно обширен. Однако для удобства их можно объединить в несколько типов, каждый из которых состоит из приказов, регулирующих сходные отношения между нанимателем и его сотрудниками.
Договор считается заключенным, когда между сторонами достигнуто соглашение по всем существенным его пунктам.
Законодательство обязывает юридические лица и предпринимателей вести журнал. Вид документации, которые подлежат регистрации, указаны в приказе Министерства Культуры России №558 от 2010 года.
Основная схема сотрудничества организаций построена на взаимотношениях поставщика и покупателя, закрепляющих свое деловое партнерство соответствующими договорными обязательствами.
Приказы по кадрам и основной деятельности в компании
Помните знаменитый фильм «Место встречи изменить нельзя»? Там был замечательный диалог между Жигловым и Шараповым, в котором Жиглов рассказывал, что все документы лежат у него на столе в перевернутом виде. Увы, не все, кто приходит к нам в отдел персонала, приходят по делу. Некоторые приходят «за новостями».
Правило 1. С началом каждого календарного года нумерация приказов по личному составу начинается заново.
Нумерация приказов помогает упорядочить процесс регистрации и учета документации в кадровом делопроизводстве. Способ нумерации определяется компанией самостоятельно.
Как правильно сделать нумерацию?
Приказы по основной деятельности подготавливаются руководителем или уполномоченными специалистами подразделений. Исключениями являются сложные вопросы, которые требуют созыва специальной комиссии или проведения собрания с начальниками нескольких подразделений.
Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия.
Унифицированные формы всех распорядительных документов объединены в альбомы, найти которые можно в справочных правовых системах. Они представляют собой готовые таблицы, в которые необходимо лишь подставить ряд данных, относящихся к самой компании-работодателю и к конкретному работнику (или работникам), названным в приказе.